KapazitätsWERK Engpass besprechen
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Prozessbeispiele

Abläufe, in denen wir immer wieder Kapazität finden.

Das hier ist kein Leistungskatalog, sondern eine Auswahl umgesetzter Automatisierungen aus Steuerkanzleien. Es sind Abläufe, die uns immer wieder begegnen und bei denen sich spürbar Kapazität freimachen lässt.

Die Bibliothek

Wählen Sie den Bereich, der bei Ihnen am meisten kostet.

19 Beispiele in 7 Bereichen. Jedes nennt die Zeit, die der Ablauf heute bindet — geschätzt auf Basis vergleichbarer Kanzleien, im Pilot gegen Ihre eigene Baseline gemessen.

Jahresabschluss und Bilanz

Alles, was vor und um den Abschluss herum vorbereitet werden muss.

4 Beispiele
Jahresabschluss

Jahresabschlussanalyse mit Handlungsempfehlungen

Aus fertigen Zahlen wird eine vorbereitete Beratung — mit Auffälligkeiten, Erklärungen und Gesprächspunkten.

5,5 Stunden
heute je Vorgang Bei 100 Abschlüssen im Jahr: 550 Stunden. Ablauf ansehen Rechnungsabgrenzung

ARAP-Analyse mit transparenter Berechnung

Periodenübergreifende Rechnungen werden erkannt und die Abgrenzung transparent gerechnet.

5,5 Stunden
heute je Vorgang Bei 60 Abschlüssen im Jahr: 330 Stunden. Ablauf ansehen Jahresende

Jahresend-Checkliste für einen definierten Mandantentyp

Eine Checkliste für genau diesen Mandantentyp zeigt, was zum Jahresende noch fehlt.

5 Stunden
heute je Vorgang Bei 120 Mandanten: 600 Stunden in einer Saison. Ablauf ansehen Abschlussvorbereitung

Abschluss-Vorbereitung je Mandat

Bevor die Abschlusskraft anfängt, liegt alles auf dem Tisch — angefordert wird nur, was fehlt.

3 Stunden
heute je Mandat Bei 120 Abschlussmandaten: 360 Stunden im Jahr. Ablauf ansehen

Bescheide und Rechtsbehelf

Alles, was nach der Erklärung kommt.

4 Beispiele
Bescheide

Steuerbescheidprüfung

Jeder Bescheid wird gegen die DATEV-Daten gehalten. Abweichungen, Hinweise und Fristen kommen strukturiert zurück.

2,5 Stunden
heute je Vorgang Bei 400 Bescheiden im Jahr: 1.000 Stunden. Ablauf ansehen Rechtsbehelf

Einspruchs- und Schriftsatzentwurf

Sachverhalt, Belege und Rechtsquellen werden zu einem belegten Entwurf zusammengeführt.

8,5 Stunden
heute je Vorgang Bei 30 Einsprüchen im Jahr: 255 Stunden. Ablauf ansehen Gestaltung

Antrag auf verbindliche Auskunft

Der Sachverhalt wird lückenlos aufbereitet und der Antrag einreichungsfähig vorbereitet.

11 Stunden
heute je Vorgang Bei 12 Anträgen im Jahr: 132 Stunden Berufsträgerzeit. Ablauf ansehen Nachforderung

Belegnachforderungen des Finanzamts

Das Schreiben zerlegt in Positionen, das Antwortpaket fertig zur Freigabe.

3 Stunden
heute je Schreiben Bei 60 Schreiben im Jahr: 180 Stunden. Ablauf ansehen

Belege und Buchhaltung

Der Monat läuft, ohne dass jemand hinterhertelefoniert.

3 Beispiele
Monatliche Buchhaltung

Unterlagenvollständigkeit je Mandant und Monat

Am 10. wissen Sie für jeden Mandanten, was fehlt — nachgefordert wird nur Offenes.

45 Minuten
heute je Mandant und Monat Bei 80 Fibu-Mandanten: 720 Stunden im Jahr. Ablauf ansehen Belegsuche

Bankbewegungen ohne Beleg

Der Beleg, der schon da ist, wird gefunden — der Mandant wird erst gefragt, wenn wirklich nichts da ist.

10 Minuten
heute je offener Bewegung Bei 400 Bewegungen im Monat: 800 Stunden im Jahr. Ablauf ansehen Voranmeldung

UStVA-Vorprüfung vor der Übermittlung

Fünf Abgleiche, die kein Blatt zusammen zeigt — auf einer Seite, mit Fachfrage je Differenz.

20 Minuten
heute je Mandant und Monat Bei 80 Mandanten: 320 Stunden im Jahr. Ablauf ansehen

Steuererklärung und Veranlagung

Fälle, die heute viel Zusammensuchen bedeuten.

2 Beispiele
Vermietung

Anlage V aus vollständigem Belegsatz

Verteilte Objektunterlagen werden nach Objekt, Jahr und Kostenart geordnet und abgeglichen.

8 Stunden
heute je Vorgang Bei 40 Objekten im Jahr: 320 Stunden. Ablauf ansehen Mandatsaufnahme

Steueranalyse für neue Mandanten

Die Aufnahme neuer Mandanten wird strukturiert — das vollständige Bild steht vor dem Erstgespräch.

7 Stunden
heute je Vorgang Bei 30 Anfragen im Jahr: 210 Stunden — vor dem ersten Honorar. Ablauf ansehen

Mandantenkommunikation und Akte

Der Posteingang sortiert sich — und die Akte schreibt mit.

3 Beispiele
Posteingang

Mandantenanfragen-Triage mit Fallkontext

Jede Anfrage kommt mit Fallkontext, Dringlichkeit und vorbereiteter nächster Aktion.

35 Minuten
heute je Vorgang Bei 25 Anfragen am Tag: 14 Stunden Kanzleizeit — jeden Tag. Ablauf ansehen Dokumentation

Aktenvermerke und fallbezogene Dokumentation

Aus verstreuten Informationen wird ein Vermerk, der in der Akte auffindbar abgelegt ist.

2 Stunden
heute je Vorgang Bei 500 Vermerken im Jahr: 1.000 Stunden. Ablauf ansehen Onboarding

Neumandat-Onboarding mit Stationsstand

Vom Ja bis zum ersten Buchungsmonat hat jede Station einen Stand — „bestellt“ ist nicht „aktiviert“.

6 Stunden
heute je Neumandat Bei 25 Neumandaten im Jahr: 150 Stunden. Ablauf ansehen

Recherche und Dokumente

Wissen, mit Fundstelle.

2 Beispiele
Dokumentenanalyse

Verträge und steuerlich relevante Dokumente analysieren

Fristen, Pflichten und relevante Klauseln werden mit Fundstelle herausgearbeitet.

4 Stunden
heute je Vorgang Bei 150 Verträgen im Jahr: 600 Stunden. Ablauf ansehen KI-Enablement

Steuerliche Recherche und Rechtsprechung

Rechtsgrundlagen und Rechtsprechung werden dem konkreten Sachverhaltsmerkmal zugeordnet.

6 Stunden
heute je Vorgang Bei 80 Recherchen im Jahr: 480 Stunden Berufsträgerzeit. Ablauf ansehen

02 · Rechnen Sie selbst

Wir behaupten keine Zahl. Rechnen Sie Ihre.

Tragen Sie Ihre eigenen Werte ein — im Pilot wird genau diese Rechnung gegen Ihre Baseline gemessen.

Vorgänge × Minuten je Normalfall × Anteil geeigneter Fälle − Reviewzeit − Ausnahmezeit − laufender Pflegeaufwand = modellierte Kapazitätswirkung

—modellierte Stunden pro Jahr

Tragen Sie Vorgänge und Minuten ein.

Ihre Eingaben, kein Messwert. Zum Vergleich die gemessenen Projekte: 432, 259, 770 und 2.230 Stunden pro Jahr — jeweils über vier verbundene Abläufe.

03 · Wie wir mit Mandatsdaten umgehen

Mandatsdaten bleiben Mandatsdaten.

Berufsrecht

Jedes Projekt beginnt mit einer Vereinbarung nach § 62a StBerG — schriftlich, mit Belehrung nach § 203 StGB — und einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Beides, gleichrangig. Zugriff nur, soweit für den Ablauf erforderlich: Mandatsdaten verlassen den vereinbarten Verarbeitungsweg nicht.

Wo Daten verarbeitet werden

Verarbeitung in der EU (Azure, EU-Region), Hosting der DATEV-Leseschicht in Deutschland — beide Partner vertraglich auf die Verschwiegenheit verpflichtet. Wir sind kein DATEV-Partnerprodukt: Wir lesen DATEV-Daten über einen dokumentierten Weg und schreiben nichts zurück. Buchungen, Stammdaten und Bescheide bleiben in DATEV.

Wie die Kammer es sieht

Die BStBK-Hinweise zu KI (Januar 2026) verlangen, dass jedes KI-Ergebnis fachkundig geprüft und freigegeben wird. Genau so sind die Abläufe gebaut: Das System bereitet vor, die Kanzlei entscheidet — sichtbar, an einer benannten Stelle.

Keine Steuerentscheidung, keine Frist, keine Buchung, keine Meldung, kein Versand ohne Ihre Freigabe — das ist kein Disclaimer, sondern die Stelle, an der Ihre Kanzlei ihren Wert einbringt.

04 · Der nächste Schritt

Nennen Sie uns den Ablauf, der Sie gerade am meisten Kapazität kostet.

Ihr Ablauf muss hier nicht stehen — im Gespräch finden wir die Stelle, an der es sich bei Ihnen zuerst lohnt.

  • Ein Ablauf, ein messbares Ziel — abgegrenzter Pilot, nicht mehr Technik als nötig.
  • Mit echten Fällen geprüft, parallel zum laufenden Betrieb, gegen Ihre Baseline gemessen.
  • Erweitert wird erst, wenn der erste Ablauf trägt.
Diesen Engpass besprechen

30 Minuten. Keine Mandatsdaten. Keine Vorbereitung nötig.