Typeform
Erfasst die strukturierten Angaben. Die Fragen werden aus dem Mandantenfokus der Kanzlei entwickelt.
KapazitätsWERK
Engpass besprechen
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Prozessbeispiel · Mandatsaufnahme
Das vollständige Bild entsteht vor dem Erstgespräch. Nicht danach.
Wenn ein potenzieller neuer Mandant auf eine Kanzlei zukommt, müssen viele Informationen gesammelt und eingeordnet werden. Es geht nicht nur um Kontaktdaten, sondern um den betrieblichen, steuerlichen und organisatorischen Hintergrund.
Eingesetzt inCase 02 · Offene Stelle
01 · Wie es heute läuft
Der wahre Aufwand zeigt sich erst, wenn die Zusammenarbeit läuft.
Die Aufnahme geschieht häufig über eine Mischung aus E-Mails, Anhängen, Telefonaten, einzelnen Rückfragen und manueller Ablage. Wichtige Informationen werden erst spät entdeckt, Unterlagen müssen mehrfach nachgefordert werden.
- 01Angaben einsammeln90 Min
- 02Unterlagen nachfordern120 Min
- 03Informationen zusammenführen60 Min
- 04Lücken und Widersprüche suchen75 Min
- 05Analyse schreiben75 Min
Je Vorgang
7 Stunden
Bei 30 Anfragen im Jahr: 210 Stunden — vor dem ersten Honorar.
Und oft erst dann, wenn die Zusammenarbeit bereits begonnen hat. Von diesen fünf Schritten bleibt automatisiert einer übrig — die fachliche Bewertung.
8Schritte im AblaufVom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis.
7laufen automatisiertDatenzugriff, Zusammenführung, Auswertung und Dokument.
1bleibt bei der KanzleiDie fachliche Bewertung. Genau der Schritt, für den man Berufsträger braucht.
02 · Was der Prozess sichtbar macht
Nicht allgemeine Fragen stellen. Sondern Ihre Fragen.
Die konkreten Fragen werden gemeinsam mit der Kanzlei aus ihrem Mandantenfokus, ihren Erfahrungen und den typischen Fallstricken ihrer Zielmandanten entwickelt.
- welche Themen für diesen Mandanten relevant sind
- welche Unterlagen noch fehlen
- wo Angaben sich widersprechen
- welche Altlasten aus früherer Betreuung aufzuarbeiten sind
- welche Beratungsfelder sich abzeichnen
03 · Der fachliche Ablauf
Acht Schritte. Sieben davon müssen keine Person mehr machen.
Über ein Typeform-Formular werden die wesentlichen Informationen strukturiert erfasst. Ein Portal dient für sensible Unterlagen und ergänzende Angaben.
- 01
Der potenzielle Mandant erhält einen strukturierten Zugang.
- 02
Die Intake-Daten werden über Typeform erfasst.
- 03
Steuer- und mandatsbezogene Unterlagen werden über das Portal hochgeladen.
- 04
Die Angaben und Dokumente werden zusammengeführt.
- 05
Vollständigkeit, Widersprüche und fehlende Informationen werden strukturiert sichtbar gemacht.
- 06
Die Informationen werden fachlich geordnet und analysiert.
- 07
Eine strukturierte Steueranalyse mit offenen Fragen, Risiken und Themen entsteht.
- 08
Die Kanzlei bewertet die Relevanz der Ergebnisse und entscheidet über die weitere Bearbeitung.
Hier entscheidet der Mensch
04 · Die Automatisierung
Das Formular ist nicht allgemein. Es ist Ihre Erfahrung in Fragen übersetzt.
Je nach Mandantentyp, Rechtsform oder Geschäftsmodell können unterschiedliche Fragen und Dokumentenanforderungen angezeigt werden.
VollständigkeitsprüfungZeigt, was fehlt und was sich widerspricht.
Angaben und Dokumente werden gegeneinander gehalten. Lücken werden benannt, bevor das Gespräch beginnt.
Analyse-SkillBeschreibt, welche Themen daraus folgen.
Er ordnet die steuerlichen und wirtschaftlichen Themen und formuliert die offenen Fragen für das Erstgespräch.
Was dabei erfasst und geprüft wird
- Unternehmens- und Kontaktdaten
- Rechtsform
- Tätigkeitsprofil
- Bisherige Betreuung
- Vorhandene Systeme
- Umsatz- und Größenordnung
- Immobilien und Fahrzeuge
- Auslandssachverhalte
- Verträge und Finanzierung
- Bescheide und Abschlüsse
05 · Das Ergebnis
Am Ende liegt kein Formularausdruck vor. Sondern eine Gesprächsgrundlage.
Der potenzielle Mandant erhält klare Fragen, eine nachvollziehbare Dokumentenliste und einen geordneten Ablauf.
Erstgespräch-Dossier · Brandt & Söhne Elektrotechnik GmbHAnfrage 08/2026 · Unterlagensatz „GmbH Handwerk“Anlass: Wechsel der Kanzlei zum 01.01.2027
| Merkmal | Angabe im Fragebogen | Aus den Unterlagen | Stand |
|---|---|---|---|
| Geschäftsjahr | Kalenderjahr | Jahresabschluss 2024: 01.01.–31.12. | passt |
| Umsatz 2024 | „ca. 1,2 Mio. €“ | GuV 2024: 1.487.300 € | Widerspruch |
| Beschäftigte | 9 | Lohnjournal 12/2024: 11 Personen | Klärung nötig |
| Firmenwagen | 2, private Nutzung ja | Nachweis Fahrtenbuch oder Pauschalmethode | fehlt |
| Körperschaftsteuerbescheid 2023 | ohne Angabe | vorhanden, unter Vorbehalt der Nachprüfung | fachlich zu prüfen |
Gesprächsbriefing — zur FreigabeAgenda: 1. Umsatz gegen GuV klären · 2. Fahrzeuge und Methode · 3. Bescheid unter Vorbehalt
Sensible Unterlagen laufen über das Mandantenportal und werden von dort gelesen. Die Mandatsentscheidung bleibt beim Partner und folgt nach der geldwäscherechtlichen Prüfung als eigener Schritt.
06 · Werkzeuge und Rollen
Jedes Werkzeug hat genau eine Aufgabe.
Sensible Unterlagen und strukturierte Angaben gehören getrennt. Deshalb sind Erfassung und Dokumentenübergabe zwei verschiedene Wege.
Mandantenportal
Nimmt sensible Dokumente und ergänzende Angaben auf und verbindet sie mit dem Fall.
Langdock-Workflow
Verbindet Formularangaben, Portal-Dokumente, Analyseinstruktionen und Dokumenterstellung.
Analyse-Skill
Legt fest, welche Themen geprüft werden, was als Widerspruch gilt und wie offene Fragen formuliert werden.
Kanzlei-Fragenkatalog
Aus Mandantenfokus, bisherigen Erfahrungen und typischen Fallstricken gemeinsam entwickelt.
Analysebriefing
Strukturierte Grundlage für Erstgespräch, Rückfragen und Aufwandseinschätzung.
07 · Was bei der Kanzlei bleibt
Sie prüfen nicht die Vollständigkeit. Sie prüfen die Relevanz.
Die Kanzlei erhält das strukturierte Briefing und muss nicht erneut alle Formularangaben und Dokumente zusammensuchen.
- Welche Themen sind für den potenziellen Mandanten relevant?
- Welche offenen Fragen müssen geklärt werden?
- Welche Unterlagen fehlen noch?
- Welche Beratungsfelder ergeben sich?
- Welcher weitere Gesprächsschritt ist sinnvoll?
- Lohnt sich das Mandat in dieser Form?
Der Prozess nimmt auf. Die Kanzlei bewertet. Der Ablauf endet mit der strukturierten Analyse.
08 · Was sich dadurch ändert
Der Interessent erlebt einen professionellen Einstieg. Die Kanzlei kennt den Fall schon.
Die Kanzlei erhält eine strukturierte Grundlage, ohne die Vorarbeit aus vielen E-Mails, Anhängen und Einzelnotizen manuell zusammensetzen zu müssen.
- 01Unternehmens- und Ausgangslage
- 02Steuerliche Themen
- 03Wirtschaftliche Themen
- 04Vorhandene Informationen
- 05Fehlende Informationen
- 06Offene Fragen
- 07Mögliche Beratungsfelder
- 08Geordnete Gesprächsgrundlage