KapazitätsWERK
Engpass besprechen
Umgesetztes Projekt · 2 von 4
Die Kanzlei fand kein Personal. Also musste weniger Arbeit beim Personal bleiben.
Zwei Stellen, neun Monate unbesetzt — und gleichzeitig kamen weiter neue Mandatsanfragen. Gebaut wurde ein System, das die Mandatsaufnahme so weit vorbereitet, dass eine Fachkraft erst dann einsteigt, wenn tatsächlich zu entscheiden ist.
Die Kanzlei bleibt aus Gründen der Verschwiegenheit anonym. Profil, Ausgangslage, Abläufe und Ergebnisse stammen aus dem umgesetzten Projekt.
01 · Die Ausgangslage
Nicht die Bearbeitung war der Engpass, sondern die Aufnahme.
Eine wachsende Kanzlei mit 16 Mitarbeitern hatte zwei Stellen seit neun Monaten nicht besetzen können. Der Markt gab niemanden her. Gleichzeitig kamen rund 30 ernsthafte Neuanfragen pro Jahr — jede attraktiv, jede mit Aufwand verbunden.
Der Aufwand entstand vor der eigentlichen Beratung. Partner und Steuerberater qualifizierten Anfragen, forderten Unterlagen nach, lasen mitgebrachte Verträge und Vorjahresbescheide und stellten daraus ein Bild des Mandanten zusammen.
Jede Anfrage begann bei null.
- Anfragen kamen über E-Mail, Telefon und Formular — ohne einheitliche Struktur.
- Der tatsächliche Beratungsbedarf wurde oft erst im Verlauf der Zusammenarbeit sichtbar.
- Unterlagen mussten mehrfach nachgefordert werden.
- Altlasten aus früherer Betreuung tauchten erst nach Mandatsbeginn auf.
- Mitgebrachte Verträge und Bescheide mussten von Berufsträgern gelesen werden, bevor überhaupt eine Einschätzung möglich war.
Die Kanzlei lehnte Mandate nicht aus fachlichen Gründen ab, sondern weil bereits die Aufnahme zu viel Kapazität band.
02 · Das gebaute System
Ein Mandatsbild, bevor die erste Fachkraft einsteigt.
Entstanden ist ein System für Anfrage und Aufnahme: Es ordnet eingehende Anfragen zu, erfasst die für diese Kanzlei relevanten Informationen strukturiert, wertet mitgebrachte Dokumente quellengebunden aus und bereitet daraus eine Ausgangsanalyse vor.
Die Kanzlei entscheidet auf Basis eines vorbereiteten Mandatsbildes, statt es sich aus E-Mails und Anhängen zusammenzusetzen.
Vier Abläufe, ein System.
Mandantenanfragen-Triage
Jede eingehende Anfrage wird nach Absender, Thema, Zeitraum und Dringlichkeit strukturiert und einer zuständigen Rolle mit vorbereitetem nächsten Schritt zugeordnet.
Prozess im Detail 02Steueranalyse für neue Mandanten
Ein Aufnahmeformular, das aus dem Mandantenfokus und den typischen Fallstricken dieser Kanzlei entwickelt wurde. Sensible Unterlagen laufen über ein Portal, nicht über E-Mail-Anhänge.
Prozess im Detail 03Verträge und Dokumente analysieren
Mitgebrachte Verträge, Vorjahresbescheide und Vereinbarungen werden mit Fundstelle ausgewertet: Laufzeiten, Fristen, Zahlungsbedingungen, steuerlich relevante Klauseln.
Prozess im Detail 04Anlage V
Bei Immobilienmandaten wird der übernommene Belegsatz zu einem nachvollziehbaren Arbeitspapier geordnet — Zahlungen zugeordnet, Lücken sichtbar.
Prozess im Detail03 · Wie die Bausteine ineinandergreifen
Eine Kette, die vorne beginnt.
Kein einzelner Baustein hätte den Engpass gelöst. Erst das Zusammenspiel hat es getan.
Zum Ansehen seitlich wischen
Die Triage nimmt die Anfrage entgegen und stellt fest, worum es geht und wer zuständig ist. Erst wenn eine Anfrage ernsthaft ist, startet die strukturierte Aufnahme — mit Fragen, die auf die Zielmandanten dieser Kanzlei zugeschnitten sind, und einem Portal für die Unterlagen. Was dort hochgeladen wird, geht direkt in die Dokumentenanalyse: Verträge und Vorjahresbescheide werden nicht nur abgelegt, sondern mit Fundstelle ausgewertet.
Am Ende steht ein Mandatsbild, in dem sichtbar ist, was bekannt ist, was fehlt und wo fachlich zu klären ist. Handelt es sich um ein Immobilienmandat, setzt die Anlage-V-Vorbereitung unmittelbar darauf auf — die erste laufende Arbeit startet dann nicht bei null, sondern auf dem, was in der Aufnahme schon geordnet wurde.
04 · Vorher / Nachher
Der Unterschied in einem Blick.
05 · Was bei der Kanzlei bleibt
- die Entscheidung, ob ein Mandat angenommen wird
- die fachliche Einordnung des Sachverhalts
- die Bewertung von Altlasten und Risiken
- die Honorar- und Leistungsvereinbarung
- das Gespräch mit dem Mandanten
06 · Was sich verändert hat
- Die Kanzlei gewinnt Aufnahmekapazität aus dem bestehenden Team zurück, statt sie ausschließlich über Personal einzukaufen.
- Qualifizierte Mitarbeiter steigen mit einer Entscheidung ein, nicht mit einer Recherche.
- Der potenzielle Mandant erlebt einen geordneten Aufnahmeprozess.
- Altlasten werden vor Mandatsbeginn sichtbar, nicht danach.
Nicht jedes zusätzliche Mandat braucht sofort zusätzliches Personal. Es braucht zuerst weniger manuelle Vorarbeit, bevor eine Fachkraft überhaupt entscheidet.