DATEV
Liefert Fall, Zeitraum, Bearbeitungsstand und die relevanten Mandanteninformationen.
KapazitätsWERK
Engpass besprechen
Alle Prozesse
Prozessbeispiel · Posteingang
Die Zeit geht nicht beim Lesen verloren. Sondern beim Suchen.
Mandantenanfragen kommen über E-Mail, Portal, Telefonnotizen oder Formulare. Mitarbeitende müssen herausfinden, zu welchem Fall die Anfrage gehört, wie dringend sie ist, welche Informationen fehlen und wer zuständig ist.
Eingesetzt inCase 02 · Offene StelleCase 04 · Digital, aber manuell
01 · Wie es heute läuft
Einfache Anfragen erzeugen unverhältnismäßig viel Koordination.
Ohne strukturierten Ablauf verteilt sich diese Arbeit über persönliche Postfächer, Weiterleitungen, Einzelnotizen und manuelle Wiedervorlagen. Dadurch gehen Kontext und Zuständigkeit verloren.
- 01Nachricht lesen und Mandant suchen6 Min
- 02Fallkontext zusammensuchen10 Min
- 03Dringlichkeit und Frist prüfen5 Min
- 04Zuständigkeit klären5 Min
- 05Antwort oder Aufgabe vorbereiten9 Min
Je Vorgang
35 Minuten
Bei 25 Anfragen am Tag: 14 Stunden Kanzleizeit — jeden Tag.
Verteilt auf viele Schultern, aber immer dieselbe Arbeit. Von diesen fünf Schritten bleibt automatisiert einer übrig — die fachliche Bewertung.
8Schritte im AblaufVom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis.
7laufen automatisiertDatenzugriff, Zusammenführung, Auswertung und Dokument.
1bleibt bei der KanzleiDie fachliche Bewertung. Genau der Schritt, für den man Berufsträger braucht.
02 · Was der Prozess sichtbar macht
Nicht nur sortieren. Sondern mit Kontext übergeben.
Die Anfrage kann sich auf einen Steuerbescheid beziehen, auf fehlende Unterlagen, eine laufende Erklärung, Buchhaltung, eine Frist, eine Honorarfrage oder eine offene fachliche Frage.
- zu welchem Mandanten und Fall die Anfrage gehört
- welches Thema und welcher Zeitraum betroffen sind
- wie dringend die Anfrage ist
- welche Informationen noch fehlen
- welche Rolle sie bearbeiten sollte
03 · Der fachliche Ablauf
Acht Schritte. Sieben davon müssen keine Person mehr machen.
Der Prozess startet, wenn eine Mandantenanfrage über einen freigegebenen Eingangskanal eintrifft.
- 01
Die Anfrage wird erfasst.
- 02
Absender, Mandant und vorhandener Fallkontext werden zugeordnet.
- 03
Thema, Zeitraum, Dokumentbezug und Dringlichkeit werden strukturiert.
- 04
Relevante Informationen aus DATEV und dem Kanzleikontext werden über KlarDaten bereitgestellt.
- 05
Fehlende Informationen und mögliche Fristbezüge werden sichtbar gemacht.
- 06
Die Anfrage wird einer zuständigen Rolle und einem Bearbeitungstyp zugeordnet.
- 07
Ein Antwortentwurf, eine Rückfrage oder eine Aufgabe wird vorbereitet.
- 08
Die Kanzlei bewertet die Einordnung und entscheidet über Antwort und Bearbeitung.
Hier entscheidet der Mensch
04 · Die Automatisierung
Der Kontext kommt zur Anfrage. Nicht die Anfrage zum Kontext.
Der Langdock-Workflow verbindet den Eingangskanal, die Fallzuordnung, den DATEV-Zugriff über KlarDaten und die Erzeugung des Bearbeitungsvorgangs.
ZuordnungZeigt, worauf sich die Anfrage bezieht.
Mandant, Fall, Zeitraum und Dokumentbezug werden gegen den vorhandenen Stand gehalten. Fristbezüge werden sichtbar.
Triage-SkillBeschreibt, was daraus folgen soll.
Er bestimmt Bearbeitungstyp und zuständige Rolle und bereitet Antwort, Rückfrage oder Aufgabe vor.
Was dabei erfasst und geprüft wird
- Mandant und Fall
- Thema
- Zeitraum
- Dokumentbezug
- Dringlichkeit
- Fristbezug
- Fehlende Angaben
- Zuständige Rolle
- Bearbeitungstyp
05 · Das Ergebnis
Am Ende liegt keine sortierte Nachricht vor. Sondern ein bearbeitbarer Vorgang.
Kein ungeprüfter Versand. Der Entwurf geht erst raus, wenn die Kanzlei ihn freigibt.
Fallkarte
Berger Gastro GmbH · Mandant 10234
drei Anliegen, getrennt geführt
- Mandant
- Berger Gastro GmbH (Mandant 10234)
- Erkannt über
- Absender-Abgleich mit den DATEV-Stammdaten
1Anliegen
Unterlagen Juli 2026 → Vollständigkeitsprüfung 07/2026
Anhänge erkannt: Kontoauszug, Kassenexport (enthält 06/2026), Lieferando
zugeordnet
2Anliegen
Bescheid ESt/KSt 2024, Vorauszahlungen
Sperrklasse Bescheid — keine automatische Antwort
geht direkt an den Berufsträger
3Anliegen
Statusanfrage BWA 07/2026
Arbeitsstand aus DATEV: BWA in Bearbeitung — es fehlt die Kreditkartenabrechnung
Antwort vorbereitetZuständigFibu: M. Krause · Bescheid: StB Hofmann — aus der Zuständigkeitsmatrix der Kanzlei
FehltDer Bescheid selbst (nicht angehängt) · Kassenexport JuliRückfrage formuliert
bearbeitungsreif
Antwortentwurf liegt bei — zur Freigabe
06 · Werkzeuge und Rollen
Jedes Werkzeug hat genau eine Aufgabe.
Eine Anfrage ohne Kontext ist nur eine Nachricht. Erst die Verbindung zum Fall macht daraus einen Vorgang.
KlarDaten
Stellt den technischen Zugriff auf die benötigten DATEV-Daten bereit.
Langdock-Workflow
Verbindet Eingang, Fallzuordnung, Datenzugriff und die Erzeugung des Vorgangs.
Freigegebene Kanäle
E-Mail, Portal, Telefonnotiz oder Formular — nur aus den von der Kanzlei freigegebenen Wegen.
Triage-Skill
Legt fest, wie Dringlichkeit bestimmt, Zuständigkeit zugeordnet und der Bearbeitungstyp gewählt wird.
Vorgang
Antwortentwurf, Rückfrage oder Aufgabe mit klarer nächster Aktion.
07 · Was bei der Kanzlei bleibt
Sie prüfen nicht die Zuordnung. Sie prüfen die Bedeutung.
Die Kanzlei erhält den kontextualisierten Vorgang und muss den Fall nicht erneut zusammensuchen.
- Ist die Anfrage dem richtigen Mandanten und Fall zugeordnet?
- Welche Bedeutung hat sie für den konkreten Mandanten?
- Ist eine Antwort, Rückfrage oder interne Aufgabe erforderlich?
- Welche Informationen müssen noch eingeholt werden?
- Ist eine fachliche oder haftungsrelevante Prüfung notwendig?
- Welche Rolle soll die Bearbeitung übernehmen?
Der Prozess bereitet vor. Der Mensch entscheidet. Nichts geht ungeprüft an den Mandanten.
08 · Was sich dadurch ändert
Kein Vorgang ohne Kontext. Und keiner ohne nächste Aktion.
Die Kanzlei erhält nicht nur eine sortierte Nachricht, sondern einen kontextualisierten und bearbeitbaren Vorgang.
- 01Mandant und Fall
- 02Thema und Zeitraum
- 03Relevante DATEV-Informationen
- 04Dringlichkeit
- 05Fehlende Angaben
- 06Zuständige Rolle
- 07Antwortentwurf oder Aufgabe
- 08Klare nächste Aktion