KapazitätsWERK
Engpass besprechen
Umgesetztes Projekt · 4 von 4
Alle Informationen waren digital. Trotzdem war der Mensch die Schnittstelle.
DATEV, DMS, Mandantenportal und digitale Belege waren im Einsatz. Die Arbeit entstand zwischen den Systemen. Gebaut wurde deshalb keine weitere Ablage, sondern das System, das die vorhandenen verbindet — bis zurück in die Akte.
Die Kanzlei bleibt aus Gründen der Verschwiegenheit anonym. Profil, Ausgangslage, Abläufe und Ergebnisse stammen aus dem umgesetzten Projekt.
01 · Die Ausgangslage
Die Digitalisierung hatte das Papier entfernt, nicht die Koordination.
Die Kanzlei arbeitete mit DATEV, DMS, Mandantenportal und digitalen Belegen. Nach außen war der Digitalisierungsgrad hoch, und die Systeme selbst funktionierten.
Trotzdem verbrachten qualifizierte Mitarbeiter jeden Tag Zeit damit, Nachrichten zuzuordnen, Fallkontext zu suchen, Dokumente zu lesen, Aktenvermerke zu schreiben und Aufgaben anzulegen. Zwischen den Systemen arbeiteten weiterhin Menschen als Router.
Die Arbeit lag in den Lücken.
- Eine Nachricht kam ohne eindeutigen Fall- und Zeitraumbezug an.
- Der Kontext musste aus DATEV, DMS und Portal zusammengeholt werden.
- Mitgeschickte Dokumente mussten gelesen werden, bevor klar war, worum es geht.
- Was besprochen und entschieden wurde, blieb in Postfächern und persönlichen Notizen.
- Beim nächsten Vorgang begann dieselbe Suche von vorn.
Das Problem war nicht, dass die Kanzlei nicht digital war. Das Problem war, dass die Verbindung zwischen den Systemen aus Handarbeit bestand.
02 · Das gebaute System
Ein Falleingangssystem mit Rückweg in die Akte.
Entstanden ist ein System, das eingehende Informationen dem richtigen Mandanten und Vorgang zuordnet, mitgeschickte Dokumente auswertet, den fehlenden Kontext ergänzt und einen bearbeitbaren Vorgang vorbereitet.
Der entscheidende Teil ist der Rückweg: Was bearbeitet und entschieden wurde, wird nach fachlicher Freigabe als Dokument in die digitale Akte zurückgeschrieben — im führenden System, nicht daneben.
Vier Abläufe, ein System.
Mandantenanfragen-Triage
Aus einer freien Nachricht wird ein Vorgang mit Mandant, Fall, Zeitraum, Dringlichkeit, fehlenden Angaben und zuständiger Rolle.
Prozess im Detail 02Verträge und Dokumente analysieren
Mitgeschickte Verträge und Unterlagen werden mit Fundstelle ausgewertet: Laufzeiten, Fristen, Pflichten, Versionsunterschiede.
Prozess im Detail 03Steuerliche Recherche und Rechtsprechung
Wenn eine fachliche Frage im Vorgang steckt, wird die Grundlage dafür quellengebunden vorbereitet, statt neben der Mandatsarbeit recherchiert zu werden.
Prozess im Detail 04Aktenvermerke und Dokumentation
Der Vorgang wird nach Kanzleistandard dokumentiert, vom Berufsträger freigegeben und mit Metadaten in DATEV DMS abgelegt. Die Ablage wird zurückgelesen und geprüft.
Prozess im Detail03 · Wie die Bausteine ineinandergreifen
Der Kreis schließt sich im vorhandenen System.
Kein einzelner Baustein hätte den Engpass gelöst. Erst das Zusammenspiel hat es getan.
Zum Ansehen seitlich wischen
Die Triage übersetzt die eingehende Nachricht in einen Vorgang und stellt den vorhandenen Fallkontext daneben. Sind Dokumente dabei, werden sie im selben Durchlauf ausgewertet — nicht abgelegt, sondern gelesen, mit Fundstelle. Steckt eine fachliche Frage darin, wird die Recherchegrundlage vorbereitet, bevor jemand danach sucht.
Was dann bearbeitet und entschieden wird, endet nicht im Postfach. Der Aktenvermerk hält es fest und schreibt es nach Freigabe in DATEV DMS zurück. Damit findet der nächste Vorgang zum selben Mandanten den Stand vor, statt ihn zu rekonstruieren. Genau dieser Rückweg macht aus vier Abläufen ein System.
04 · Vorher / Nachher
Der Unterschied in einem Blick.
05 · Was bei der Kanzlei bleibt
- die fachliche Bearbeitung des Vorgangs
- die Entscheidung über jede Antwort nach außen
- die Freigabe jedes Aktenvermerks vor der Ablage
- die Priorisierung im Tagesgeschäft
Kein Dokument wird ohne fachliche Freigabe in die Akte geschrieben. Bestehende Dokumente werden nicht überschrieben, Buchungen und Stammdaten nicht verändert.
06 · Was sich verändert hat
- Die Fachkraft beginnt nicht mehr mit der Suche, sondern mit der Entscheidung.
- Der Bearbeitungsstand ist im führenden System sichtbar, nicht in Postfächern.
- Wiederkehrende Vorgänge zum selben Mandanten setzen aufeinander auf.
- Die vorhandene Systemlandschaft bleibt bestehen.
Die Kanzlei war bereits digital. Gebaut wurde deshalb keine weitere digitale Ablage, sondern das System, das die Arbeit zwischen den vorhandenen Anwendungen übernimmt.