DATEV
Liefert die relevanten Rechnungs- und Buchungsdaten sowie Konteninformationen.
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Prozessbeispiel · Rechnungsabgrenzung
Die Abgrenzung ist gerechnet — und man sieht, wie.
Eine Rechnung kann eine Leistung betreffen, die wirtschaftlich mehrere Monate oder Geschäftsjahre umfasst. Wird die zeitliche Zuordnung nicht berücksichtigt, erscheint der Aufwand im falschen Zeitraum und die Entwicklung einzelner Geschäftsjahre wird verzerrt dargestellt.
Eingesetzt inCase 01 · Nachfolge
01 · Wie es heute läuft
Erkannt wird per Hand. Gerechnet wird in Excel.
Mitarbeitende müssen Leistungszeiträume suchen, Beträge aufteilen, bereits vorhandene Abgrenzungen berücksichtigen und die Buchung vorbereiten. Bei vielen Rechnungen oder wiederkehrenden Abgrenzungen ist das fehleranfällig und zeitaufwendig.
- 01Rechnungen sichten90 Min
- 02Leistungszeiträume erfassen75 Min
- 03Beträge zeitanteilig aufteilen60 Min
- 04Vorjahresabgrenzungen prüfen45 Min
- 05Arbeitspapier aufbauen60 Min
Je Vorgang
5,5 Stunden
Bei 60 Abschlüssen im Jahr: 330 Stunden.
Deshalb wird in der Praxis oft nur der offensichtliche Fall abgegrenzt. Von diesen fünf Schritten bleibt automatisiert einer übrig — die fachliche Einordnung.
8Schritte im AblaufVom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis.
7laufen automatisiertDatenzugriff, Zusammenführung, Auswertung und Dokument.
1bleibt bei der KanzleiDie fachliche Bewertung. Genau der Schritt, für den man Berufsträger braucht.
02 · Was der Prozess sichtbar macht
Nicht nur den Betrag liefern. Sondern den Rechenweg.
Für die Analyse werden Beginn und Ende des Leistungszeitraums, Rechnungsbetrag, Zahlungs- und Buchungsdatum, wirtschaftliche Zugehörigkeit, bestehende Abgrenzungen, Konto, Auflösungszeitraum und Belegreferenz zusammengeführt.
- welche Rechnungen periodenübergreifend wirken
- wie sich der Betrag auf die Perioden verteilt
- welche Abgrenzungen bereits bestehen
- welches Konto vorgeschlagen wird
- welche Annahmen in die Rechnung eingeflossen sind
03 · Der fachliche Ablauf
Acht Schritte. Sieben davon müssen keine Person mehr machen.
Das Ergebnis ist kein undurchsichtiger Buchungsbetrag, sondern eine nachvollziehbare Berechnung, aus der hervorgeht, wie der Abgrenzungsbetrag entstanden ist.
- 01
Rechnungs- und Buchungsdaten werden aus DATEV abgerufen.
- 02
Die zugehörigen Belege werden aus der Dokumentablage bereitgestellt.
- 03
Rechnungen mit möglichen periodenübergreifenden Leistungszeiträumen werden erkannt.
- 04
Leistungszeitraum, Betrag und wirtschaftliche Zugehörigkeit werden strukturiert erfasst.
- 05
Der Aufwand wird zeitanteilig auf die betroffenen Perioden verteilt.
- 06
Bereits vorhandene Abgrenzungen und Auflösungen werden berücksichtigt.
- 07
Ein transparentes Arbeitspapier mit Formeln, Quellen und Buchungsvorschlag entsteht.
- 08
Die Kanzlei bewertet die fachliche Einordnung und entscheidet über die weitere Verwendung.
Hier entscheidet der Mensch
04 · Die Automatisierung
Die Berechnung entsteht deterministisch. Nicht aus einer freien Antwort.
Ein strukturierter Vorfilter markiert Rechnungen, bei denen eine zeitliche Abgrenzung wahrscheinlich ist. Er erzeugt Kandidaten — die fachliche Bedeutung wird nicht aus einem einzelnen Stichwort abgeleitet.
BerechnungsschichtZeigt, wie sich der Betrag verteilt.
Der Rechnungsbetrag wird anhand des Leistungszeitraums auf die Perioden verteilt. Eingabewerte, Formeln und Ergebnisse bleiben voneinander unterscheidbar.
ARAP-SkillBeschreibt, warum dieser Fall abzugrenzen ist.
Er erläutert Auswahl und Berechnung verständlich und kennzeichnet Annahmen und offene Punkte.
Was dabei erfasst und geprüft wird
- Rechnungsbetrag
- Beginn des Leistungszeitraums
- Ende des Leistungszeitraums
- Betroffene Tage oder Monate
- Anteil des Geschäftsjahres
- Anteil der Folgeperiode
- Bestehende Abgrenzung
- Buchungsvorschlag
05 · Das Ergebnis
Am Ende liegt kein Betrag vor. Sondern ein prüfbares Arbeitspapier.
Die Berechnung darf nicht als undurchsichtiger Wert aus einer freien KI-Antwort entstehen. Sie wird durch feste Formeln erzeugt und offen dargestellt.
Abgrenzungs-Arbeitspapier · Nordlicht Werbeagentur GmbHStichtag 31.12.2025 · Beginn inklusive, Ende exklusive, kaufmännisch gerundetWahlrechtsgrenze 800 € (§ 5 Abs. 5 S. 2 EStG) · Kanzleiparameter: anwenden
Betriebshaftpflicht · 2.400,00 €Rechnung 12.11.2025 · Leistungszeitraum aus der Police, S. 1
203,84 €
ARAP 2.196,16 € · 334 Tage
01.12.2025365 Tage30.11.2026
belegt — Kontrolle: 203,84 + 2.196,16 − 2.400,00 = 0,00
Kfz-Steuer · 640,00 €Bescheid 09/2025 · Zeitraum aus dem Bescheid
189,37 €
ARAP 450,63 € · 257 Tage
15.09.2025365 Tage14.09.2026
Wahlrecht — unter 800 €: gerechnet, markiert, die Kanzlei entscheidet
Messestand · 5.000,00 €Rechnung 28.12.2025 — Rechnung und Vertrag nennen verschiedene Zeiträume
Rechnung: 01.02.2026–31.01.2027 · Vertrag: 01.01.2026–31.12.2026
Widerspruch — beide Quellen stehen nebeneinander, das Ergebnis wartet
ARAP = Betrag × Tage nach Stichtag ÷ Tage gesamt · Kontrolle = Periodenaufwand + ARAP − Betrag = 0,00
Vorschlag mit BeweisSoftware-Wartung (1.800,00 €, Leistung ab 01.01.2026): vollständig ARAP — Leistung beginnt nach dem Stichtag
Nennen Rechnung und Vertrag verschiedene Zeiträume, stehen beide nebeneinander — und das Ergebnis wartet. Die Kontrollgleichung geht bei jedem Vorschlag auf 0,00 auf.
06 · Werkzeuge und Rollen
Jedes Werkzeug hat genau eine Aufgabe.
Eine Abgrenzung muss im Zweifel erklärt werden können. Deshalb bleibt jeder Wert mit seiner Quelle verbunden.
KlarDaten
Stellt den technischen Zugriff auf die benötigten DATEV-Daten bereit.
Langdock-Workflow
Verbindet Falldaten, Belege, Berechnungsschicht und Dokumenterstellung.
Dokumentablage
Die Originalrechnungen bleiben erhalten. Jeder extrahierte Wert wird mit seiner Belegreferenz verbunden.
Berechnungsschicht
Verteilt den Betrag anhand des Leistungszeitraums und stellt die Rechenschritte transparent dar.
ARAP-Skill
Legt fest, welche Rechnungen betrachtet werden, welche Formeln gelten und wie Annahmen gekennzeichnet werden.
07 · Was bei der Kanzlei bleibt
Sie prüfen nicht die Formel. Sie prüfen die Einordnung.
Die Kanzlei erhält das strukturierte Arbeitspapier und muss nicht erneut alle Rechnungen und Leistungszeiträume manuell zusammensuchen.
- Gehört die Rechnung wirtschaftlich zu mehreren Perioden?
- Ist der Leistungszeitraum richtig erfasst?
- Ist die zeitanteilige Aufteilung für den Fall passend?
- Müssen bestehende Abgrenzungen angepasst werden?
- Sind Konto und Buchungsvorschlag geeignet?
- Welche offenen Punkte müssen noch geklärt werden?
Die Berechnung ist nachvollziehbar. Die Bilanzierung entscheidet die Kanzlei.
08 · Was sich dadurch ändert
Abgegrenzt wird nicht mehr nur der offensichtliche Fall. Sondern jeder erkannte.
Die Kanzlei erhält eine nachvollziehbare Grundlage, ohne die gesamte Analyse und Berechnung jedes Mal manuell neu aufzubauen.
- 01Rechnungs- und Belegreferenz
- 02Leistungszeitraum
- 03Eingabewerte
- 04Zeitanteilige Berechnung
- 05Periodenaufteilung
- 06Bestehende Abgrenzungen
- 07Buchungsvorschlag
- 08Quellen und Annahmen