DATEV
Am Ende der Kette stehen saubere Stammdaten im führenden System.
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Prozessbeispiel · Onboarding
Vom Ja bis zum ersten Buchungsmonat: jede Station hat einen Stand.
Zwischen Zusage und erstem sauberen Buchungsmonat liegen Wochen voller Kleinigkeiten: GwG-Pflichten, Vertrag, Vollmachten, Vorberater, Zugänge. Heute wohnt dieser Stand in Köpfen und Postfächern.
01 · Wie es heute läuft
Jedes Neumandat erfindet den Ablauf neu.
Wer beim Vorberater nachgefasst hat, welche Vollmacht unterwegs ist, ob das Portal „bestellt“ oder „aktiviert“ ist — das steht heute in keinem System.
- 01Unterlagen anfordern60 Min
- 02Identifizierung nach GwG60 Min
- 03Vollmachten und Zugänge90 Min
- 04Vorberater-Übergabe60 Min
- 05Stammdaten anlegen60 Min
- 06Statusnachfragen beantworten30 Min
Je Neumandat
6 Stunden
Bei 25 Neumandaten im Jahr: 150 Stunden.
Deshalb beginnt die Mandatsbeziehung mit Statusfragen statt mit Leistung. Von diesen Schritten bleibt automatisiert einer übrig — die Freigabe je Station.
8Schritte im AblaufVom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis.
7laufen automatisiertDatenzugriff, Zusammenführung, Auswertung und Dokument.
1bleibt bei der KanzleiDie Freigabe je Station — und die Erklärung: buchungsbereit.
02 · Was der Prozess sichtbar macht
„Bestellt“ ist nicht „aktiviert“.
Die Startakte führt jede Station mit Zustand — offen, wartet auf Mandant, wartet auf Amt, erledigt. Nichts hängt mehr am Gedächtnis.
- welche Station welchen Stand hat
- was auf wen wartet — Mandant, Amt, Vorberater
- welche GwG-Unterlage noch fehlt
- wann der erste Buchungsmonat realistisch startet
- was der Mandant vom Stand sieht
03 · Der fachliche Ablauf
Acht Schritte. Sieben davon müssen keine Person mehr machen.
Das Ergebnis ist eine Startakte mit Stationsständen — und ein Mandat, das buchungsbereit wird statt irgendwann fertig.
- 01
Die Zusage legt die Startakte mit allen Stationen an.
- 02
Die GwG-Akte wird eröffnet — Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigte.
- 03
Vertrag und Vergütungsvereinbarung werden vorbereitet.
- 04
Vollmachten werden erstellt und nachgehalten.
- 05
Die Vorberater-Übergabe wird angestoßen und verfolgt.
- 06
Zugänge und Portale werden eingerichtet — „bestellt“ und „aktiviert“ getrennt.
- 07
Stammdaten entstehen aus den eingegangenen Unterlagen.
- 08
Die Kanzlei gibt Stationen frei und erklärt das Mandat für buchungsbereit.
Hier entscheidet der Mensch
04 · Die Automatisierung
Der Ablauf ist eine Stationskette. Kein Postfach-Gedächtnis.
Jede Station kennt ihren Zustand und ihren nächsten Schritt — Erinnerungen entstehen aus dem Stand, nicht aus schlechtem Gewissen.
StationsketteFührt jede Station mit Zustand.
Offen, wartet auf, erledigt — inklusive der Unterscheidung „bestellt“ gegen „aktiviert“.
Onboarding-SkillFormuliert Anforderungen und Erinnerungen.
Je Station im richtigen Ton — zum Mandanten anders als zum Vorberater.
Was dabei erfasst und geprüft wird
- GwG-Akte
- Vertrag
- Vollmachten
- Vorberater-Übergabe
- Zugänge und Portale
- Stammdaten
- Erster Buchungsmonat
- Stationsstand
05 · Das Ergebnis
Die Startakte zeigt, wo das Mandat steht.
Jede Station eine Zeile mit Zustand — und der erste Buchungsmonat als Ziel, nicht als Überraschung.
Startakte · Novak Elektro GmbH
gegründet 2021 · Wechsel vom Vorberater
Ja am 03.08.2026 · Start 01.10.2026 · Stand 20.08.2026
-
GwG-Prüfung Freigabe durch Berufsträger GwG-Akte, 07.08.2026 freigegeben
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Vertrag Steuerberatungsvertrag — Fibu, Lohn, Jahresabschluss unterschrieben 10.08.2026 bestätigt
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Vollmacht Finanzamt Vollmachtsdatenbank unterschrieben 10.08. · eingereicht 11.08. eingereicht — Freischaltung offen
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Vollmacht Finanzamt Steuerkontoabfrage folgt aus der Freischaltung offen
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Vorberater Kündigung Altberater Mandant, 12.08.2026 bestätigt
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Vorberater Unterlagenherausgabe — Saldenliste 12/2025, Anlagenverzeichnis, Dauerakte Altberater teilweise — Anlagenverzeichnis fehlt
-
Vorberater Bescheide und Fristen im Übergang KSt-Bescheid 2024 vom 28.07.2026 Einspruchsfrist in der Fristenkontrolle
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DATEV Mandant angelegt, Nr. 10457 Basisdaten online bestätigt
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Portal Unternehmen online, 2 Nutzer MyDATEV Mandantenregistrierung, 14.08. bestellt — Aktivierung offen
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Startaufgaben Fibu ab 10/2026 · Lohn ab 10/2026 · Jahresabschluss 2026 Leistungsumfang angelegt — zuständig: Team B
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Erster Buchungsmonat Unterlagensatz 10/2026 vorbelegt aus Leistungsumfang und Stammdaten Übergabe an den Monatsprozess
Nachforderungan den Altberater — kollegial und konkret
„Sehr geehrte Kollegin, für die Übernahme des Mandats Novak Elektro GmbH fehlt uns noch das Anlagenverzeichnis zum 31.12.2025. Saldenliste und Dauerakte liegen vor, vielen Dank.“
Entwurf — wartet auf Freigabe
Für Neugründer: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Betriebsnummer und ELStAM bei Lohnmandat
Am Starttag steht der Unterlagensatz für den ersten Buchungsmonat schon — der monatliche Soll-Ist-Check übernimmt.
06 · Werkzeuge und Rollen
Jedes Werkzeug hat genau eine Aufgabe.
Ein Mandatsstart muss dokumentiert sein — GwG verlangt es ohnehin. Deshalb trägt jede Station ihren Nachweis.
Postfach & Portal
Unterlagen und Antworten — zugeordnet je Station.
Langdock-Workflow
Verbindet Stationen, Eingänge und Startakte.
GwG-Akte
Identifizierung und wirtschaftlich Berechtigte — dokumentiert, nicht abgeheftet.
Stationskette
Führt jede Station mit Zustand und nächstem Schritt.
Onboarding-Skill
Legt fest, welche Stationen gelten und wer wann erinnert wird.
07 · Was bei der Kanzlei bleibt
Sie beantworten keine Statusfragen. Sie geben Stationen frei.
Die Kanzlei entscheidet je Station — und sieht auf einen Blick, was das Mandat vom Start trennt.
- Ist die Identifizierung vollständig?
- Wann wird der Vorberater erinnert — und wie?
- Welche Station darf parallel laufen?
- Was sieht der Mandant vom Stand?
- Wann gilt das Mandat als buchungsbereit?
- Wer übernimmt den ersten Monat?
Die Akte zeigt die Stationen. Freigegeben wird von der Kanzlei.
08 · Was sich dadurch ändert
Der erste Eindruck entsteht im Onboarding.
Das Mandat erlebt eine Kanzlei, die den Überblick hat — bevor die erste Buchung läuft.
- 01Startakte
- 02Stationsstände
- 03GwG-Dokumentation
- 04Vollmachtenstatus
- 05Vorberater-Verlauf
- 06Zugangsübersicht
- 07Stammdatenblatt
- 08Buchungsbereitschaft