DATEV
Liefert UStVA-Werte, Kontenwerte und ZM-Meldedaten.
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Prozessbeispiel · Voranmeldung
Fünf Abgleiche, die kein Blatt zusammen zeigt — auf einer Seite.
Vor der Übermittlung der UStVA prüfen Kanzleien heute verstreut: ZM gegen Kennziffer 41, § 13b gegen Gegenbuchung, USt-IDs, OSS, Sondervorauszahlung. Jeder Abgleich wohnt in einem anderen Auswertungsblatt.
01 · Wie es heute läuft
Fünf Blätter, fünf Wege — jeden Monat.
Wer prüft, springt zwischen Kontenblättern, ZM, Vorjahreswerten und Notizen — je Mandant, unter Termindruck kurz vor dem 10.
- 01Werte zusammentragen6 Min
- 02Abgleiche rechnen8 Min
- 03Auffälligkeiten notieren4 Min
- 04Übermittlung vorbereiten2 Min
Je Mandant und Monat
20 Minuten
Bei 80 Mandanten: 320 Stunden im Jahr.
Deshalb wird oft nur geprüft, was schon einmal auffiel. Von diesen Schritten bleibt automatisiert einer übrig — die Entscheidung, was vor der Übermittlung geklärt wird.
8Schritte im AblaufVom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis.
7laufen automatisiertDatenzugriff, Zusammenführung, Auswertung und Dokument.
1bleibt bei der KanzleiDie Freigabe der Voranmeldung — mit beantworteten statt offenen Fragen.
02 · Was der Prozess sichtbar macht
Jede Differenz bekommt eine Fachfrage.
Der Prüfbogen zeigt je Abgleich beide Seiten, die Differenz und die Frage, die sich daraus ergibt — eine Entscheidungsvorlage, keine Fehlermeldung.
- ob ZM und Kennziffer 41 zusammenpassen
- ob § 13b-Umsätze ihre Gegenbuchung haben
- welche USt-IDs ungültig geworden sind
- ob OSS-Umsätze richtig abgegrenzt sind
- ob die Sondervorauszahlung berücksichtigt ist
03 · Der fachliche Ablauf
Acht Schritte. Sieben davon müssen keine Person mehr machen.
Das Ergebnis ist ein Prüfbogen je Mandant — fünf Abgleiche, jede Differenz mit ihrer Fachfrage.
- 01
Die UStVA-Werte des Monats werden aus DATEV gelesen.
- 02
ZM-Meldedaten und Kontenwerte werden bereitgestellt.
- 03
ZM wird gegen Kennziffer 41 gehalten.
- 04
§ 13b-Umsätze werden gegen ihre Gegenbuchungen geprüft.
- 05
USt-IDs werden auf Gültigkeit geprüft.
- 06
OSS-Abgrenzung und Sondervorauszahlung werden abgeglichen.
- 07
Der Prüfbogen mit Differenzen und Fachfragen entsteht.
- 08
Die Kanzlei klärt die Fragen und gibt die Übermittlung frei.
Hier entscheidet der Mensch
04 · Die Automatisierung
Gerechnet wird deterministisch. Jede Zahl trägt ihre Quelle.
Die fünf Abgleiche sind feste Rechenwege — keine Interpretation. Was nicht aufgeht, wird als Frage formuliert, nicht als Fehler behauptet.
AbgleichrechnungRechnet die fünf Wege.
Beide Seiten je Abgleich, die Differenz offen ausgewiesen — nachvollziehbar bis zur Kennziffer.
UStVA-SkillFormuliert die Fachfrage.
Je Differenz die Frage, die eine erfahrene Fachkraft stellen würde — mit dem Kontext daneben.
Was dabei erfasst und geprüft wird
- Kennziffer 41
- ZM-Summe
- § 13b-Umsätze
- Gegenbuchungen
- USt-IDs
- OSS-Umsätze
- Sondervorauszahlung
- Differenz je Abgleich
05 · Das Ergebnis
Ein Bogen je Mandant. Fünf Abgleiche, eine Seite.
Was zusammengehört, steht zusammen — mit Differenz, Fachfrage und Klärstand.
Prüfblatt · Weber Sanitär GmbH
Voranmeldungszeitraum 07/2026 · monatlich · Dauerfristverlängerung: ja
DATEV-Stand vom 08.09.2026
ZM 07/2026 ↔ Kennziffer 41 innergemeinschaftliche Lieferungen
ZM: 38.400 € (3 Abnehmer)↔Kz 41: 41.900 €
Differenz 3.500 € → Fachfrage
USt-IDs der ZM-Abnehmer Bestätigungsabfrage BZSt
3 IDs gemeldet↔2 gültig · 1 ungültig (AT)
1 ungültig → Fachfrage
§ 13b-Konten ↔ Vorsteuer-Gegenbuchung
Konto 3120: 4 Buchungen, 12.600 €↔Konto 1577: 3 Buchungen, 9.400 €
1 ohne Gegenbuchung → Fachfrage
OSS-Umsätze außerhalb der Voranmeldung
Konto OSS: 2.140 €↔Voranmeldung: nicht enthalten — korrekt
stimmig · Hinweis: OSS-Meldung 3. Quartal
Dauerfristverlängerung / Sondervorauszahlung
Sondervorauszahlung 2026: 6.200 €↔Anrechnung: Voranmeldung Dezember
Hinweis — kein Handlungsbedarf im Juli
Periodenvergleich Kennziffer 81 Nebenbild
06/2026: 212.000 €↔07/2026: 241.500 €
innerhalb Ihrer Regel
Fachfrageformuliert, mit beiden Werten und den betroffenen Buchungen
„Kennziffer 41 übersteigt die ZM um 3.500,00 €: Rechnung AR-2026-0731 an Novak s.r.o. (CZ) ist auf Konto 8125 gebucht, fehlt aber in der ZM. Bitte prüfen, ob die USt-ID des Abnehmers vorliegt und die Rechnung in die ZM gehört.“
Zur Freigabe
Ein vorläufiger Buchungsstand steht sichtbar am Prüfblatt, bevor jemand freigibt
Verprobung und Prüfliste bleiben DATEV-Standard — ergänzt werden die Abgleiche über Auswertungen hinweg, mit dem DATEV-Stand, den Sie ausgewählt haben.
06 · Werkzeuge und Rollen
Jedes Werkzeug hat genau eine Aufgabe.
Eine Voranmeldung muss im Zweifel erklärbar sein. Deshalb trägt jede Zahl im Bogen ihre Quelle.
KlarDaten
Stellt den technischen Zugriff auf die benötigten DATEV-Daten bereit.
Langdock-Workflow
Verbindet Monatswerte, Abgleiche und Prüfbogen.
Prüfbogen
Das eine Dokument je Mandant und Monat — fünf Abgleiche, eine Seite.
Abgleichrechnung
Führt die fünf festen Rechenwege und weist Differenzen offen aus.
UStVA-Skill
Legt Toleranzen fest und formuliert je Differenz die Fachfrage.
07 · Was bei der Kanzlei bleibt
Sie prüfen nicht die Rechnung. Sie beantworten die Fachfrage.
Die Kanzlei entscheidet, was vor der Übermittlung korrigiert, geklärt oder bewusst so gelassen wird.
- Ist die ZM-Differenz eine Meldelücke oder eine Periodenfrage?
- Braucht der § 13b-Fall eine Korrektur?
- Welche USt-ID wird beim Mandanten nachgefasst?
- Wird vor oder nach der Übermittlung korrigiert?
- Was geht an den Berufsträger?
- Was wird dokumentiert?
Der Bogen zeigt die Differenz. Die Antwort gibt die Kanzlei.
08 · Was sich dadurch ändert
Geprüft wird jeder Monat. Nicht nur der auffällige.
Die Vorprüfung wird vom Glücksfall zur Routine — dokumentiert, auch wenn alles aufgeht.
- 01Prüfbogen je Mandant
- 02Fünf Abgleiche
- 03Differenzen mit Quelle
- 04Fachfragen
- 05Klärstände
- 06Vorjahresvergleich
- 07Übermittlungsvermerk
- 08Freigabestand