Falldokumente
Gesprächsinhalte, E-Mail-Verläufe, Bescheide, Verträge und Rechercheergebnisse zum Vorgang.
KapazitätsWERK
Engpass besprechen
Alle Prozesse
Prozessbeispiel · Dokumentation
Nicht nur geschrieben. Sondern auffindbar abgelegt.
In einer Steuerkanzlei entstehen täglich Informationen, Entscheidungen und fachliche Einschätzungen in Gesprächen, Telefonaten, E-Mails und Dokumenten. Häufig bleiben diese Inhalte in einzelnen Postfächern und persönlichen Notizen verteilt.
Eingesetzt inCase 01 · NachfolgeCase 03 · AuslastungCase 04 · Digital, aber manuell
01 · Wie es heute läuft
Später ist nicht mehr erkennbar, warum so entschieden wurde.
Es fehlt der Anlass des Vorgangs, wer beteiligt war, welche Informationen vorlagen, welche Entscheidung getroffen wurde, welche Quellen verwendet wurden und wer den nächsten Schritt übernimmt.
- 01Material zusammentragen25 Min
- 02Sachverhalt ordnen30 Min
- 03Entscheidungen herausarbeiten25 Min
- 04Vermerk schreiben30 Min
- 05Ablegen und verschlagworten10 Min
Je Vorgang
2 Stunden
Bei 500 Vermerken im Jahr: 1.000 Stunden.
Und deshalb wird der Vermerk oft gar nicht geschrieben. Von diesen fünf Schritten bleibt automatisiert einer übrig — die fachliche Freigabe.
8Schritte im AblaufVom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis.
7laufen automatisiertDatenzugriff, Zusammenführung, Auswertung und Dokument.
1bleibt bei der KanzleiDie fachliche Bewertung. Genau der Schritt, für den man Berufsträger braucht.
02 · Was der Prozess sichtbar macht
Nicht zusammenfassen. Sondern nachvollziehbar machen.
Ausgangsmaterial können ein Mandantengespräch, eine Telefonnotiz, ein E-Mail-Verlauf, ein Bescheid oder Vertrag, ein Rechercheergebnis oder eine interne Abstimmung sein.
- was der Anlass des Vorgangs war
- wer beteiligt war
- welche Informationen vorlagen
- welche Entscheidung getroffen wurde
- welche Fragen offen geblieben sind
03 · Der fachliche Ablauf
Acht Schritte. Sieben davon müssen keine Person mehr machen.
Der Prozess startet mit einem konkreten Vorgang, der dokumentiert werden soll.
- 01
Anlass und Ziel der Dokumentation werden festgelegt.
- 02
Ausgangsdokumente, Gesprächsinhalte und relevante Falldaten werden zusammengeführt.
- 03
Mandant, Akte, Vorgang und Zeitraum werden zugeordnet.
- 04
Sachverhalt, Beteiligte und verwendete Quellen werden strukturiert.
- 05
Entscheidungen, fachliche Einordnungen und offene Fragen werden herausgearbeitet.
- 06
Verantwortlichkeiten und nächste Schritte werden festgehalten.
- 07
Der Aktenvermerk wird erstellt und für die Ablage vorbereitet.
- 08
Die Kanzlei prüft, gibt frei und der Vermerk wird in der digitalen Akte abgelegt.
Hier entscheidet der Mensch
04 · Die Automatisierung
Die Ablage ist Teil des Prozesses. Nicht ein Schritt danach.
Der Workflow erzeugt nicht nur den Vermerk, sondern legt ihn beim richtigen Mandanten und Vorgang ab und bestätigt die Dokumentreferenz.
StrukturierungZeigt, was tatsächlich vorlag.
Sachverhalt, Beteiligte, Quellen und Zeitraum werden aus dem Ausgangsmaterial geordnet. Jede Aussage bleibt mit ihrer Quelle verbunden.
Vermerk-SkillBeschreibt, wie daraus ein Vermerk wird.
Er arbeitet Entscheidungen und fachliche Einordnungen heraus und hält Verantwortlichkeiten und nächste Schritte fest.
Was dabei erfasst und geprüft wird
- Anlass und Datum
- Mandant und Akte
- Vorgang
- Sachverhalt
- Beteiligte
- Quellen
- Fachliche Einordnung
- Entscheidungen
- Verantwortlichkeiten
05 · Das Ergebnis
Am Ende liegt keine Notiz vor. Sondern ein referenzierter Aktenvermerk.
Die Kanzlei erhält eine nachvollziehbare Dokumentation, die nicht nur erstellt, sondern dauerhaft beim richtigen Mandanten und Fall auffindbar abgelegt ist.
Vermerksentwurf · Friedrich Bauunternehmung GmbHVorgang: Investitionsabzugsbetrag Bagger 2026Telefonat 24.08.2026 · E-Mail 25.08.2026, 09:12 · Händlerangebot, 3 Seiten
SachstandDie Mandantin plant die Anschaffung eines Baggers, Nettopreis 186.000 €.
Angebot, S. 1belegt
EntscheidungDer Mandant will den Investitionsabzugsbetrag 2026 bilden.
E-Mail 25.08., 09:12bestätigt
LieferzeitpunktIm Gespräch: „Lieferung Februar“. Im Angebot: „Lieferzeit 20 Wochen ab Bestellung“. Beide Angaben stehen — die Kanzlei entscheidet, was gilt.
Gesprächsnotiz; Angebot, S. 2Widerspruch
Offener PunktFinanzierung — Leasing oder Kauf — ist im Gespräch offen geblieben.
Gesprächsnotizoffen
Aufgabe (Entwurf)Voraussetzungen des § 7g EStG prüfen · vorgeschlagen: StB Vogel · Termin unbestätigt.
—Entwurf
Entwurf — zur FreigabeEntscheidungen stehen nur als Entscheidung im Vermerk, wenn sie belegt sind
Was der Mandant gesagt hat und was er geschrieben hat, steht nebeneinander — auch wenn es sich widerspricht. Die Kanzlei entscheidet, was gilt.
06 · Werkzeuge und Rollen
Jedes Werkzeug hat genau eine Aufgabe.
Ein Vermerk, den man später nicht findet, ist kein Vermerk. Deshalb endet der Prozess erst mit der bestätigten Ablage.
KlarDaten
Stellt den technischen Zugriff auf die relevanten DATEV-Falldaten bereit.
Langdock-Workflow
Verbindet Ausgangsmaterial, Fallzuordnung, Strukturierung und Dokumenterstellung.
Vermerk-Skill
Legt Aufbau, Detailtiefe, Quellennennung und Darstellung offener Fragen fest.
DATEV DMS
Nimmt den freigegebenen Vermerk auf und bestätigt die Dokumentreferenz.
Aktenvermerk
Nachvollziehbare, wiederauffindbare Dokumentation des Vorgangs.
07 · Was bei der Kanzlei bleibt
Sie prüfen nicht die Formulierung. Sie prüfen die Richtigkeit.
Die Kanzlei erhält den vorbereiteten Vermerk und muss das Material nicht erneut zusammensuchen.
- Ist der Mandant und Vorgang richtig zugeordnet?
- Ist der Sachverhalt vollständig und korrekt wiedergegeben?
- Sind Entscheidungen und fachliche Einordnungen korrekt dokumentiert?
- Sind die verwendeten Quellen richtig angegeben?
- Sind Verantwortlichkeiten und nächste Schritte korrekt?
- Kann der Vermerk in dieser Form in der Akte abgelegt werden?
Der Prozess dokumentiert. Die Kanzlei gibt frei. Erst dann geht der Vermerk in die Akte.
08 · Was sich dadurch ändert
Der Vorgang ist nicht nur erledigt. Er ist auch in zwei Jahren noch nachvollziehbar.
Die Kanzlei erhält eine Dokumentation, die beim richtigen Mandanten und Fall auffindbar abgelegt ist.
- 01Anlass und Datum
- 02Mandant, Akte und Vorgang
- 03Sachverhalt
- 04Quellen und Ausgangsdokumente
- 05Fachliche Einordnung
- 06Entscheidungen
- 07Verantwortlichkeiten
- 08Bestätigte DMS-Referenz