DATEV
Liefert Akte, Belege und Verfahrensbezug.
KapazitätsWERK
Engpass besprechen
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Prozessbeispiel · Nachforderung
Jede Anforderung wird eine Zeile: Beleg, Fundstelle, Stand.
Ein Schreiben des Finanzamts bündelt oft viele Einzelanforderungen. Heute wird es gelesen, zerlegt, gesucht, kopiert — und gehofft, dass nichts übersehen wurde.
01 · Wie es heute läuft
Ein Schreiben, ein Nachmittag.
Die Anforderungen stehen im Fließtext, die Belege in Akte, DMS und Mandantenordnern — und die Frist läuft ab Bekanntgabe.
- 01Schreiben lesen und zerlegen30 Min
- 02Belege in Akte und DMS suchen75 Min
- 03Antwortschreiben aufsetzen45 Min
- 04Anlagen bündeln und prüfen30 Min
Je Schreiben
3 Stunden
Bei 60 Schreiben im Jahr: 180 Stunden.
Deshalb wird unter Zeitdruck kopiert statt geprüft. Von diesen Schritten bleibt automatisiert einer übrig — die Freigabe durch den Berufsträger.
8Schritte im AblaufVom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis.
7laufen automatisiertDatenzugriff, Zusammenführung, Auswertung und Dokument.
1bleibt bei der KanzleiDie Freigabe der Übermittlung — nichts geht ohne Berufsträger raus.
02 · Was der Prozess sichtbar macht
Das Schreiben wird eine Positionsliste.
Jede Anforderung eine Zeile: der Beleg dazu, seine Fundstelle, der Stand — gedeckt, fehlt, beim Mandanten angefragt.
- welche Positionen das Schreiben enthält
- welche Belege dazu bereits in der Akte liegen
- was fehlt und beim Mandanten angefragt wird
- welche Frist läuft
- wie vollständig das Antwortpaket ist
03 · Der fachliche Ablauf
Acht Schritte. Sieben davon müssen keine Person mehr machen.
Das Ergebnis ist ein strukturiertes Antwortpaket — in der Reihenfolge und Benennung, die die Finanzverwaltung erwartet.
- 01
Das Schreiben geht ein und wird Mandant und Verfahren zugeordnet.
- 02
Es wird in einzelne Positionen zerlegt.
- 03
Je Position werden Akte und DMS nach Belegen durchsucht.
- 04
Gefundenes wird der Position zugeordnet — mit Fundstelle.
- 05
Fehlendes wird als Mandantenanfrage vorbereitet.
- 06
Das Antwortpaket entsteht — NACHDIGAL-fertig strukturiert.
- 07
Die Frist wird gerechnet und als Kandidat notiert.
- 08
Der Berufsträger prüft das Paket und gibt die Übermittlung frei.
Hier entscheidet der Mensch
04 · Die Automatisierung
Zerlegt wird das Schreiben. Nicht die Akte.
Die Akte bleibt, wie sie ist — gesucht wird lesend, zugeordnet wird mit Fundstelle, übermittelt wird erst nach Freigabe.
PositionslisteZerlegt das Schreiben.
Jede Anforderung eine Zeile mit Stand — nichts geht im Fließtext verloren.
Nachforderungs-SkillBaut das Antwortpaket.
Reihenfolge und Benennung so, wie die Finanzverwaltung sie erwartet — mit sichtbaren Lücken statt stiller Hoffnung.
Was dabei erfasst und geprüft wird
- Position je Anforderung
- Beleg mit Fundstelle
- Abdeckungsgrad
- Mandantenanfrage
- Fristkandidat
- Antwortpaket
- Übermittlungsweg
- Freigabestand
05 · Das Ergebnis
Am Ende steht das Antwortpaket. Nicht ein Stapel Kopien.
Jede Position mit Beleg und Fundstelle — und die Lücken offen benannt, bevor die Frist sie findet.
Abdeckungsübersicht · Müller Bau GmbH
Schreiben des Finanzamts vom 05.08.2026 · Eingang 07.08.2026 · Umsatzsteuer 2024
Frist laut Schreiben: 04.09.2026 — wörtlich übernommen in die Fristenkontrolle
| Nr. | Anforderung (Wortlaut aus dem Schreiben) | Beleg | Fundstelle | Status |
|---|---|---|---|---|
| 1 | „Eingangsrechnung Fa. Steinmetz GmbH vom 12.03.2024 über 18.450,00 €“ | ER-2024-0311 | DMS, Beleg 8812, S. 1 | belegt |
| 2 | „Nachweis der Zahlung zu Position 1“ | Kontoauszug 03/2024 | Bank online, Umsatz 14.03.2024 | belegt |
| 3 | „Abnahmeprotokoll zu Position 1“ | Abnahmeprotokoll 28.02.2024 | Mandant, eingegangen 12.08.2026 | belegt |
| 4 | „Ausgangsrechnungen an Fa. Hofmann Bau, 4. Quartal 2024“ | 9 Rechnungen | DMS | teilweise — 9 von 11 |
| 5 | „Erläuterung zur Vorsteuer aus Reisekosten, Konto 4660“ | Erläuterungsentwurf | Buchungen Konto 4660 (Lesepfad) | Entwurf zur Prüfung |
| 6 | „Fahrtenbuch Fahrzeug M-XX 1234 für 2024“ | — | — | offen — Nachforderung an Mandant |
AnschreibenEntwurf — mit Fristverlängerungsbitte für die offene Position
„Sehr geehrte Damen und Herren, zu Ihrem Schreiben vom 05.08.2026 übersenden wir die angeforderten Unterlagen zu den Positionen 1 bis 5 gemäß beiliegendem Anlagenverzeichnis. Das Fahrtenbuch (Position 6) reichen wir nach; wir bitten insoweit um Fristverlängerung bis …“
Zur Freigabe
Erst die Freigabe des Berufsträgers löst die Übermittlung über NACHDIGAL aus
Das Schreiben wird in Positionen zerlegt — mit Originalzitat und Seite; die Sachbearbeitung bestätigt die Liste, bevor der erste Beleg gesucht wird.
06 · Werkzeuge und Rollen
Jedes Werkzeug hat genau eine Aufgabe.
Eine Antwort an die Finanzverwaltung muss belegbar sein. Deshalb trägt jede Position ihre Fundstelle.
KlarDaten
Stellt den technischen Zugriff auf die benötigten DATEV-Daten bereit.
Langdock-Workflow
Verbindet Schreiben, Positionsliste, Suche und Paket.
Posteingang
Das Schreiben — zugeordnet zu Mandant und Verfahren.
Positionsliste
Führt jede Anforderung als Zeile mit Stand.
Nachforderungs-Skill
Legt fest, wie zerlegt, benannt und gebündelt wird.
07 · Was bei der Kanzlei bleibt
Sie suchen keine Belege. Sie geben die Antwort frei.
Der Berufsträger sieht Positionen, Abdeckung und Frist — und entscheidet, was geliefert, zurückgefragt oder verlängert wird.
- Ist jede Position richtig verstanden?
- Reicht die Abdeckung — oder braucht es den Mandanten?
- Was wird zurückgefragt statt geliefert?
- Hält die Frist — oder wird Verlängerung beantragt?
- Übermittelt wird wann und auf welchem Weg?
- Was wird dokumentiert?
Das Paket ist vorbereitet. Übermittelt wird mit Ihrer Freigabe.
08 · Was sich dadurch ändert
Beantwortet wird vollständig. Und belegbar.
Kein Nachmittag mehr am Kopierer — und keine Position, die im Fließtext untergeht.
- 01Positionsliste
- 02Belege mit Fundstelle
- 03Abdeckung je Position
- 04Mandantenanfragen
- 05Fristkandidat
- 06Antwortpaket
- 07Übermittlungsvermerk
- 08Aktenvermerk