Prozessbeispiel · Monatliche Buchhaltung

Am 10. wissen Sie für jeden Mandanten, was fehlt.

Jeden Monat brauchen dieselben Mandanten dieselben Unterlagen — Kontoauszüge, Kassendaten, Eingangsrechnungen. Heute merkt die Kanzlei oft erst beim Buchen, was fehlt, und fordert dann einzeln nach.

Fachliche Quelle: DATEV + Posteingang
Technischer Zugriff: KlarDaten
Verarbeitung: Langdock-Workflow
Freigabe: Die Kanzlei

01 · Wie es heute läuft

Gebucht werden kann erst, wenn alles da ist.

Vollständigkeit entsteht heute im Kopf der Sachbearbeitung: Wer was schon geschickt hat, steht in Mails, Ordnern und Erinnerungen — je Mandant, jeden Monat neu.

01Eingänge sichten und zuordnen10 Min
02Fehlendes je Mandant notieren10 Min
03Nachforderung schreiben10 Min
04Antworten nachhalten10 Min
05Ablage und Vermerk5 Min

Je Mandant und Monat 45 Minuten Bei 80 Fibu-Mandanten: 720 Stunden im Jahr.

Deshalb wird oft erst beim Buchen nachgefordert — mitten im Monatslauf. Von diesen fünf Schritten bleibt automatisiert einer übrig: die Entscheidung, was wirklich angefordert wird.

Schätzwerte auf Basis vergleichbarer, real beobachteter Kanzleiabläufe — kein Messwert. Im Pilot messen wir gegen Ihre Baseline.

8Schritte im AblaufVom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis.

7laufen automatisiertDatenzugriff, Zusammenführung, Auswertung und Dokument.

1bleibt bei der KanzleiDie Freigabe der Nachforderung. Der Ton zum Mandanten bleibt Ihrer.

02 · Was der Prozess sichtbar macht

Nicht alle Unterlagen anfordern. Nur die offenen.

Je Mandant und Monat wird der vereinbarte Unterlagensatz gegen das gehalten, was tatsächlich eingegangen ist — Bankkonten, Kasse, Rechnungen, Sonderbelege.

welcher Mandant diesen Monat vollständig ist
welche Unterlagen fehlen — je Konto und Quelle
was in Klärung ist und seit wann
welche Nachforderung bereit zum Versand steht
wie sich Rückstände über Monate entwickeln

03 · Der fachliche Ablauf

Acht Schritte. Sieben davon müssen keine Person mehr machen.

Das Ergebnis ist keine Erinnerungsliste, sondern eine Monatsmatrix mit Nachforderungsentwurf — nur aus den offenen Positionen.

01
Der vereinbarte Unterlagensatz je Mandant wird als Soll geladen.
02
Eingänge aus Postfach, Portal und Scan werden Mandant und Monat zugeordnet.
03
Bankkonten und Kassendaten werden aus DATEV gelesen.
04
Soll und Ist werden je Mandant abgeglichen.
05
Fehlendes, Eingegangenes und Klärfälle werden als Matrix geführt.
06
Aus den offenen Positionen entsteht der Nachforderungsentwurf.
07
Rückläufe werden erkannt und die Matrix aktualisiert.
08
Die Kanzlei entscheidet, was angefordert wird — und gibt den Versand frei.
Hier entscheidet der Mensch

04 · Die Automatisierung

Der Abgleich ist ein Soll-Ist-Vergleich. Keine Vermutung.

Was „vollständig“ heißt, definiert die Kanzlei je Mandant einmal — der Monat wird dann gegen genau diese Liste geprüft.

Soll trifft Ist — jede Zeile bekommt einen von drei Zuständen, nur die offenen werden zur Nachforderung.

AbgleichschichtZeigt, was fehlt — und was nicht.

Der Abgleich läuft deterministisch je Mandant gegen die vereinbarte Liste. Eingegangen, fehlt, in Klärung — drei Zustände, keine Vermutung.

Vollständigkeits-SkillFormuliert die Nachforderung.

Er nennt nur Offenes, mit Zeitraum und Quelle — und lässt weg, was schon da ist.

Was dabei erfasst und geprüft wird

Vereinbarter Unterlagensatz
Kontoauszüge je Bank
Kassendaten
Eingangsrechnungen
Sonderbelege
Eingangsdatum
Klärstand
Nachforderungsentwurf

05 · Das Ergebnis

Am Ende steht keine Erinnerung. Sondern die Monatsmatrix.

Drei Zustände je Zeile — eingegangen, fehlt, in Klärung. Die Nachforderung entsteht nur aus den offenen Zeilen.

Monatsmatrix · Berger Gastro GmbH Periode 07/2026 · Cut-off 10.08.2026 Unterlagensatz Stand März 2026 · 9 Positionen, 7 Pflicht

Erwartete Unterlage	Quelle	Stand	Hinweis
Kontoauszug Sparkasse 07/2026	DUO Bank online	eingegangen	Umsätze bis 31.07.
Kontoauszug Kreditkarte 07/2026	Upload	fehlt	Nachforderung vorbereitet
Kassenexport TSE 07/2026	Kassensystem	Klärung nötig	Datei enthält 06/2026
Eingangsrechnungen 07/2026	DUO Belege	eingegangen	84 Belege
Ausgangsrechnungen 07/2026	DUO Belege	eingegangen	212 Belege
Lieferando-Abrechnung 07/2026	Portal-Upload	fehlt	Nachforderung vorbereitet
PayPal-Kontoauszug 07/2026	Upload	eingegangen	—
Lohnjournal 07/2026	Kanzlei (Lohn)	eingegangen	intern
Pachtvertrag Änderung (optional)	—	—	nur bei Änderung

2 fehlen 1 Klärung nötig 6 eingegangen

Trifft die Kreditkartenabrechnung ein, wechselt genau diese Zeile auf eingegangen — alles andere bleibt, wie es ist. Eine leere Quelle wird dabei nie als „nichts fehlt“ gelesen: bleibt eine Datenquelle ungelesen, sagt die Matrix das.

06 · Werkzeuge und Rollen

Jedes Werkzeug hat genau eine Aufgabe.

Eine Nachforderung muss im Zweifel begründbar sein. Deshalb trägt jede Zeile der Matrix ihre Quelle und ihr Eingangsdatum.

Fachliche Quelle

DATEV

Liefert Kontendaten und Buchungsstand, gegen die der Monat geprüft wird.

Zugriffsschicht

KlarDaten

Stellt den technischen Zugriff auf die benötigten DATEV-Daten bereit.

Kernverarbeitung

Langdock-Workflow

Verbindet Eingänge, Soll-Liste, Matrix und Nachforderungsentwurf.

Eingänge

Posteingang

Mail, Portal und Scan — jede Unterlage wird Mandant und Monat zugeordnet.

Abgleich

Abgleichschicht

Führt Soll gegen Ist und vergibt die drei Zustände je Zeile.

Regeln

Vollständigkeits-Skill

Legt fest, was als eingegangen gilt, was als Klärfall — je Mandant anpassbar.

07 · Was bei der Kanzlei bleibt

Sie jagen keine Belege mehr. Sie geben Nachforderungen frei.

Die Kanzlei sieht die Matrix und entscheidet über Ton, Zeitpunkt und Eskalation — das System hält nur den Stand.

Ist die Soll-Liste je Mandant noch aktuell?
Welche Klärfälle brauchen ein Gespräch statt einer Mail?
Wann ist eine Eskalation angemessen?
Soll die Nachforderung so verschickt werden?
Welcher Mandant braucht eine andere Vereinbarung?
Was wird dem Berufsträger vorgelegt?

Die Matrix zeigt den Stand. Den Ton setzt die Kanzlei.

08 · Was sich dadurch ändert

Nachgefordert wird am 10. Nicht beim Buchen.

Der Monatslauf beginnt mit einem vollständigen Bild statt mit Überraschungen — und der Mandant bekommt eine gebündelte Bitte statt vieler einzelner.

01Monatsmatrix je Mandant
02Fehlend je Quelle
03Klärfälle mit Datum
04Nachforderungsentwurf
05Rückläufe
06Rückstandsentwicklung
07Vermerk zur Akte
08Freigabestand