DATEV
Liefert vorhandene Mandanten-, Buchungs- und Abschlussinformationen sowie die Vorjahreswerte.
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Prozessbeispiel · Jahresende
Keine Standardliste. Die Liste für genau diesen Mandantentyp.
Welche Punkte zum Jahresende relevant sind, hängt stark vom Mandantentyp, der Branche, der Rechtsform und der wirtschaftlichen Situation ab. Eine Kapitalgesellschaft benötigt andere Fragen als ein Immobilienmandat, ein Arzt oder ein Handwerksbetrieb.
Eingesetzt inCase 01 · Nachfolge
01 · Wie es heute läuft
Verfolgt wird über Erinnerung. Und über Excel.
In der Praxis laufen diese Punkte über E-Mails, persönliche Erinnerungen, Excel-Listen und individuelle Wiedervorlagen. Dadurch wird leicht übersehen, dass ein Dokument fehlt oder sich ein Sachverhalt gegenüber dem Vorjahr verändert hat.
- 01Checkliste zusammenstellen45 Min
- 02Unterlagen abfragen60 Min
- 03Eingänge zuordnen75 Min
- 04Vorjahresveränderungen prüfen60 Min
- 05Übersicht erstellen60 Min
Je Vorgang
5 Stunden
Bei 120 Mandanten: 600 Stunden in einer Saison.
Deshalb bekommt am Jahresende nicht jeder Mandant dieselbe Sorgfalt. Von diesen fünf Schritten bleibt automatisiert einer übrig — die Entscheidung über die offenen Punkte.
9Schritte im AblaufVom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis.
8laufen automatisiertDatenzugriff, Zusammenführung, Auswertung und Dokument.
1bleibt bei der KanzleiDie fachliche Bewertung. Genau der Schritt, für den man Berufsträger braucht.
02 · Was der Prozess sichtbar macht
Nicht erinnern, was fehlen könnte. Sondern sehen, was fehlt.
Die Checkliste basiert auf Mandantentyp und Branche, Rechtsform, betreuten Leistungen, wiederkehrenden Fragen aus vergangenen Abschlüssen, typischen Fehlern und den tatsächlichen Anforderungen des Abschlussprozesses.
- welche Unterlagen noch fehlen
- wo Angaben sich widersprechen
- was sich gegenüber dem Vorjahr verändert hat
- welche branchenspezifischen Fragen offen sind
- welche typischen Fallstricke betroffen sind
03 · Der fachliche Ablauf
Neun Schritte. Acht davon müssen keine Person mehr machen.
Der Prozess übersetzt das Erfahrungswissen der Kanzlei in eine strukturierte Jahresendvorbereitung. Das Ergebnis ist keine allgemeine Erinnerungsliste.
- 01
Für einen definierten Mandantentyp wird die Jahresend-Checkliste festgelegt.
- 02
Die Checkliste wird dem passenden Mandanten und Zeitraum zugeordnet.
- 03
Relevante DATEV-Daten und Vorjahresinformationen werden bereitgestellt.
- 04
Benötigte Unterlagen und Angaben werden beim Mandanten abgefragt.
- 05
Eingegangene Dokumente und Antworten werden der Checkliste zugeordnet.
- 06
Fehlende Unterlagen, Widersprüche und Veränderungen gegenüber dem Vorjahr werden sichtbar gemacht.
- 07
Branchenspezifische Fragen und typische Fallstricke werden gesondert dargestellt.
- 08
Eine strukturierte Jahresendübersicht mit offenen Punkten entsteht.
- 09
Die Kanzlei entscheidet, welche Punkte weiterbearbeitet und welche Rückfragen ausgelöst werden.
Hier entscheidet der Mensch
04 · Die Automatisierung
Die Liste kommt aus Ihrer Erfahrung. Nicht aus einer Vorlage.
Die Checkliste wird gemeinsam mit der Kanzlei entwickelt und bildet ab, was für diesen Mandantentyp tatsächlich relevant ist.
Soll-Ist-AbgleichZeigt, was fehlt und was sich verändert hat.
Eingegangene Unterlagen werden gegen die Checkliste und das Vorjahr gehalten. Lücken werden benannt, nicht überlesen.
Checklisten-SkillBeschreibt, warum ein Punkt relevant ist.
Er ordnet branchenspezifische Fragen ein und stellt die typischen Fallstricke des Mandantentyps gesondert dar.
Was dabei erfasst und geprüft wird
- Mandantentyp
- Rechtsform
- Branche
- Checklistenstatus
- Benötigte Unterlagen
- Eingegangene Unterlagen
- Vorjahresveränderungen
- Branchenspezifische Fallstricke
05 · Das Ergebnis
Am Ende liegt keine Erinnerungsliste vor. Sondern eine Jahresendübersicht.
Sie ist auf den Mandantentyp und die Arbeitsweise der Kanzlei zugeschnitten.
Jahresendübersicht · Voss Handels GmbHWirtschaftsjahr 2025 · Katalog „GmbH Handel, Bilanzierer, Lohn in der Kanzlei“Katalog-Stand November 2025 · 38 Punkte, 27 anwendbar · Stichtag 15.01.2026
| Punkt | Nachweis | Stand | Rückfrage |
|---|---|---|---|
| Inventurliste 31.12.2025 | Upload Unternehmen online, 12.01.2026 | vorhanden | — |
| Forderungsliste mit Ausfallrisiko | — | fehlt | vorbereitet — an Mandant |
| Zinsbestätigung Gesellschafterdarlehen 2025 | Dokument „Darlehen“ ohne Jahresangabe | Zuordnung offen — 2024 oder 2025? | gezielte Frage vorbereitet |
| Leasingverträge Neuzugänge 2025 | Angabe Mandant: „keine“ | entfällt, bestätigt | — |
| Gewährleistungsrückstellung | Vorjahr 18.000 € · 2025: keine Angabe | widerspricht Vorjahr | fachlich zu prüfen — Berufsträger |
| Warenlager Filiale Leipzig (seit Katalog 11/2025) | Inventurliste Filiale, 12.01.2026 | vorhanden | Sonderfall aus 2024 — jetzt im Katalog |
Rückfrage vorbereitet„… fehlen noch die Forderungsliste mit Ausfallrisiko und die Zinsbestätigung für 2025 — das vorliegende Dokument nennt kein Jahr.“
Ein Dokument ohne eindeutige Zuordnung füllt keinen Punkt — es bleibt sichtbar mit einer gezielten Frage. Was Sie in diesem Jahr als Sonderfall dokumentieren, steht im nächsten Jahr im Katalog.
06 · Werkzeuge und Rollen
Jedes Werkzeug hat genau eine Aufgabe.
Die Checkliste ist nur so gut wie das Erfahrungswissen, das in ihr steckt. Deshalb wird sie gemeinsam mit der Kanzlei entwickelt.
KlarDaten
Stellt den technischen Zugriff auf die benötigten DATEV-Daten bereit.
Langdock-Workflow
Verbindet Checkliste, Mandantenzuordnung, Datenzugriff, Eingänge und Dokumenterstellung.
Kanzlei-Checkliste
Aus Mandantentyp, Branche, Rechtsform und den typischen Fehlern vergangener Jahre entwickelt.
Mandantenkanal
Fordert die benötigten Unterlagen und Angaben strukturiert beim Mandanten an.
Jahresendübersicht
Strukturierte Darstellung von Status, Lücken, Veränderungen und nächsten Punkten.
07 · Was bei der Kanzlei bleibt
Sie prüfen nicht den Status. Sie entscheiden über die offenen Punkte.
Die Kanzlei erhält die strukturierte Übersicht und muss den Stand nicht aus Postfächern und Listen zusammensuchen.
- Welche offenen Punkte sind fachlich relevant?
- Welche Veränderungen gegenüber dem Vorjahr benötigen Erklärung?
- Welche fehlenden Unterlagen müssen nachgefordert werden?
- Welche branchenspezifischen Themen müssen bearbeitet werden?
- Welche Punkte können abgeschlossen werden?
- Welche weitere Arbeit soll aus der Übersicht entstehen?
Die Übersicht zeigt den Stand. Die Kanzlei setzt die Prioritäten.
08 · Was sich dadurch ändert
Jeder Mandant bekommt dieselbe Sorgfalt. Auch der kleine.
Die Kanzlei erhält eine auf ihre Mandanten und ihre tatsächliche Arbeitsweise zugeschnittene Jahresendvorbereitung.
- 01Passender Mandantentyp
- 02Checklistenstatus
- 03Benötigte Unterlagen
- 04Eingegangene Unterlagen
- 05Offene Fragen
- 06Vorjahresveränderungen
- 07Branchenspezifische Fallstricke
- 08Priorisierte nächste Punkte