DATEV
Liefert Lohnstamm, Vormonat und Abrechnungsstand.
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Prozessbeispiel · Lohnabrechnung
Am Cut-off sehen Sie, wer abrechenbar ist.
Kurz vor dem Abrechnungslauf fehlt immer etwas: Stundenzettel, AU-Zeiten, Ein- und Austritte. Heute jagt die Lohnfachkraft Zettel — und ein einziger fehlender blockiert gefühlt den ganzen Lauf.
01 · Wie es heute läuft
Die Jagd beginnt jeden Monat neu.
Was fehlt, steht in Mails, Zetteln und Köpfen — und die Frage „Können wir abrechnen?“ wird aus dem Gedächtnis beantwortet.
- 01Unterlagen einsammeln15 Min
- 02Rückfragen stellen10 Min
- 03Vollständigkeit prüfen10 Min
- 04Übergabe an die Abrechnung5 Min
Je Lohnmandant und Monat
40 Minuten
Bei 60 Lohnmandanten: 480 Stunden im Jahr.
Deshalb wird gewartet, erinnert und gehofft. Von diesen Schritten bleibt automatisiert einer übrig — die Entscheidung am Tor.
8Schritte im AblaufVom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis.
7laufen automatisiertDatenzugriff, Zusammenführung, Auswertung und Dokument.
1bleibt bei der KanzleiDie Freigabe zum Lauf — wer geht mit, wer zieht nach.
02 · Was der Prozess sichtbar macht
Eine Zeile je Mitarbeiter: bereit oder nicht bereit.
Je Mitarbeiter steht, ob abgerechnet werden kann — mit Grund, Nachweis und Fundstelle. Ein fehlender Zettel blockiert nur die eigene Zeile.
- wer abrechenbar ist — je Mitarbeiter, mit Grund
- welche Nachweise fehlen und wo sie liegen
- welche Veränderungen der Monat bringt
- was den Einzelnen blockiert — nicht den Lauf
- wie der Stand zum Cut-off aussieht
03 · Der fachliche Ablauf
Acht Schritte. Sieben davon müssen keine Person mehr machen.
Das Ergebnis ist das Abrechnungstor: X von Y bereit — und eine Nachreichungsliste nur aus dem Fehlenden.
- 01
Der Mitarbeiterstamm je Mandant wird aus DATEV gelesen.
- 02
Eingänge — Zettel, AU-Zeiten, Meldungen — werden zugeordnet.
- 03
Veränderungen zum Vormonat werden erkannt.
- 04
Je Mitarbeiter wird die Bereitschaft geprüft.
- 05
Fehlendes wird je Mitarbeiter benannt — mit Fundstelle.
- 06
Die Nachreichungsliste entsteht — nur aus dem Fehlenden.
- 07
Zum Cut-off steht das Abrechnungstor: X von Y bereit.
- 08
Die Kanzlei entscheidet, wer in den Lauf geht — und wer nachzieht.
Hier entscheidet der Mensch
04 · Die Automatisierung
Das Tor ist eine Liste. Kein Bauchgefühl.
Bereit oder nicht bereit ist eine Prüfung je Mitarbeiter — nicht eine Einschätzung je Mandant.
BereitschaftsprüfungPrüft je Mitarbeiter.
Ein fehlender Zettel blockiert nur die eigene Zeile — der Rest des Mandats bleibt abrechenbar.
Lohn-SkillBenennt das Fehlende.
Mit Frist, Quelle und Ansprechpartner — die Erinnerung schreibt sich fast von selbst.
Was dabei erfasst und geprüft wird
- Mitarbeiterstamm
- Stundenzettel
- AU-Zeiten
- Ein- und Austritte
- Veränderung zum Vormonat
- Bereit-Status
- Nachreichungsliste
- Cut-off-Stand
05 · Das Ergebnis
Das Abrechnungstor: zwölf von vierzehn bereit.
Eine Zeile je Mitarbeiter, ein Stand je Mandant — und die Entscheidung am Tor statt der Jagd dahinter.
Stand zum Abrechnungsstichtag · Hofmann Bau GmbH
14 Mitarbeiter · Abrechnungsmonat 08/2026 · Cut-off 26.08.2026, 12:00
Monatspaket: Stundennachweise (gewerblich), variable Bezüge, Ein-/Austritte, Abwesenheiten
| Mitarbeiter | Ereignis / Erwartung | Gemeldet über | Nachweis | Stand |
|---|---|---|---|---|
| Müller, T. | Stunden August (Bau, Stundenlohn) | — | fehlt | nicht bereit — Stundennachweis fehlt |
| Yilmaz, A. | Stunden August · Prämie 500 € | Mail 24.08. („500 Prämie für Yilmaz“) | Stundenzettel PDF · Prämie im Mailtext | bereit — Prämie mit Fundstelle |
| Schneider, K. | Eintritt 15.08.2026, gewerblich | Personalfragebogen DATEV Personal | Fragebogen vollständig · SV-Nummer fehlt · Sofortmeldung erledigt (Bau) | nicht bereit — Rückfrage vorbereitet |
| Braun, L. | Krank 03.–09.08. | WhatsApp-Foto AU | AU lesbar, Datum passt | bereit |
| Weber, S. | Gehalt fest | — | — | bereit — keine Änderung erwartet |
| … 9 weitere | — | — | — | bereit |
12 von 14 bereit
2 offen
Nachreichungsliste vorbereitet
Abrechnung, Meldungen und Freigabe bleiben in LODAS oder Lohn und Gehalt — dieser Stand sorgt dafür, dass die Lohnfachkraft dort mit vollständigen Daten beginnt.
06 · Werkzeuge und Rollen
Jedes Werkzeug hat genau eine Aufgabe.
Lohn verträgt keine Vermutungen. Deshalb trägt jede Zeile des Tors ihren Nachweis und seine Fundstelle.
KlarDaten
Stellt den technischen Zugriff auf die benötigten DATEV-Daten bereit.
Langdock-Workflow
Verbindet Stamm, Eingänge, Tor und Nachreichungsliste.
Postfach & Portal
Zettel, AU-Zeiten und Meldungen — zugeordnet je Mitarbeiter.
Bereitschaftsprüfung
Prüft je Mitarbeiter die Abrechenbarkeit.
Lohn-Skill
Legt fest, was Bereitschaft heißt — je Mandant anpassbar.
07 · Was bei der Kanzlei bleibt
Sie jagen keine Zettel. Sie entscheiden am Tor.
Die Kanzlei sieht den Stand und entscheidet über Lauf, Nachlauf und Erinnerung — im Wissen statt im Blindflug.
- Geht der Lauf mit zwölf von vierzehn?
- Wer wird persönlich erinnert?
- Welche Veränderung braucht den Berufsträger?
- Was zieht im Nachlauf nach?
- Welcher Mandant braucht eine andere Abgabe-Vereinbarung?
- Was wird dokumentiert?
Das Tor zeigt den Stand. Den Lauf startet die Kanzlei.
08 · Was sich dadurch ändert
Abgerechnet wird pünktlich. Blockiert wird nur die Zeile.
Der Lauf startet planbar — und die Nachzügler sind eine Liste, kein Störgefühl.
- 01Abrechnungstor je Mandant
- 02Bereit-Status je Mitarbeiter
- 03Fehlende Nachweise
- 04Nachreichungsliste
- 05Veränderungen des Monats
- 06Cut-off-Vermerk
- 07Nachlauf
- 08Freigabestand