DATEV
Liefert Buchungsstand und offene Posten je Mandat.
KapazitätsWERK
Engpass besprechen
Alle Prozesse
Prozessbeispiel · Abschlussvorbereitung
Bevor die Abschlusskraft anfängt, liegt alles auf dem Tisch.
Abschlüsse starten heute oft mit Suchen: Was fehlt bei diesem Mandat, was war letztes Jahr nötig, wer fordert nach? Die teuerste Kraft der Saison beginnt mit Zuarbeit.
Eingesetzt inCase 01 · Nachfolge
01 · Wie es heute läuft
Die Saison beginnt mit Suchen statt Abschließen.
Welche Unterlagen bei welchem Mandantentyp regelmäßig fehlen, steht heute in keinem System — es steht im Kopf der erfahrensten Kraft.
- 01Unterlagen sichten45 Min
- 02Fehllisten führen45 Min
- 03Anforderungen schreiben45 Min
- 04Rückläufe prüfen30 Min
- 05Übergabe vorbereiten15 Min
Je Abschlussmandat
3 Stunden
Bei 120 Abschlussmandaten: 360 Stunden im Jahr.
Deshalb hängt der Saisonstart an Erinnerung und Erfahrung. Von diesen Schritten bleibt automatisiert einer übrig — die Entscheidung, wann ein Mandat als startklar gilt.
8Schritte im AblaufVom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis.
7laufen automatisiertDatenzugriff, Zusammenführung, Auswertung und Dokument.
1bleibt bei der KanzleiDie Startklar-Entscheidung — und die Reihenfolge der Saison.
02 · Was der Prozess sichtbar macht
Das Abschluss-Soll je Mandat — gegen das Stichtagspaket gehalten.
Aus dem Vorjahr entsteht je Mandat ein Soll. Der Abgleich zeigt, was da ist, was fehlt und was angefordert wurde — mit einer Anforderung, die nur das Fehlen nennt.
- welches Mandat startklar ist
- was je Mandat noch fehlt — mit Vorjahresbezug
- welche Anforderung unterwegs ist und seit wann
- was die Abschlusskraft am ersten Tag vorfindet
- wie der Rückstand über die Saison sinkt
03 · Der fachliche Ablauf
Acht Schritte. Sieben davon müssen keine Person mehr machen.
Das Ergebnis ist eine Startklar-Übersicht je Mandat — kein Zettel, keine Nebenliste, kein Kopfwissen.
- 01
Das Abschluss-Soll je Mandat wird aus dem Vorjahr aufgebaut.
- 02
Stichtagsunterlagen aus DMS und Posteingang werden zugeordnet.
- 03
Buchungsstand und offene Posten werden aus DATEV gelesen.
- 04
Soll und Stichtagspaket werden je Mandat abgeglichen.
- 05
Fehlendes wird je Mandantentyp gebündelt.
- 06
Die Anforderung entsteht — nur aus dem Fehlenden.
- 07
Rückläufe aktualisieren den Stand je Mandat.
- 08
Die Kanzlei erklärt das Mandat für startklar und plant die Abschlusskraft ein.
Hier entscheidet der Mensch
04 · Die Automatisierung
„Startklar“ ist ein Zustand. Kein Gefühl.
Das Soll je Mandat kommt aus dem Vorjahr und wird von der Kanzlei einmal bestätigt — danach ist Vollständigkeit eine Prüfung, keine Erinnerung.
AbgleichschichtHält Soll gegen Paket.
Je Mandat, mit Vorjahresvergleich — was neu dazukam, wird sichtbar statt vergessen.
Readiness-SkillFormuliert die Anforderung.
Er nennt nur, was fehlt — gebündelt je Mandat statt fünfmal einzeln.
Was dabei erfasst und geprüft wird
- Abschluss-Soll je Mandat
- Stichtagsunterlagen
- Buchungsstand
- Offene Posten
- Vorjahresvergleich
- Fehlend je Mandantentyp
- Anforderung
- Startklar-Stand
05 · Das Ergebnis
Keine Fehllisten. Eine Startklar-Übersicht.
Je Mandat ein Stand: startklar, wartet auf Unterlagen, in Klärung — mit dem, was die Abschlusskraft am ersten Tag vorfindet.
Abschlussmatrix · Weber Sanitär GmbH
Wirtschaftsjahr 2026 · Bilanzstichtag 31.12.2026 · Stand 15.02.2027
Unterlagensatz „GmbH · Handwerk · Bilanz“ · 9 Positionen
UnterlagenDATEV liefert selbst — der Mandant nur, was nur er hat
| Erwartete Unterlage | Quelle | Stand |
|---|---|---|
| Summen- und Saldenliste 12/2026 | DATEV Rechnungswesen (Lesepfad) | vorhanden |
| OPOS-Listen Debitoren/Kreditoren zum 31.12. | DATEV Rechnungswesen | vorhanden |
| Anlagenverzeichnis 2026 | DATEV Anlagenbuchführung | vorhanden |
| Bankbestätigungen 31.12. (3 Konten) | Mandant | 2 von 3 — Sparkasse fehlt |
| Inventurliste 31.12. | Mandant | fehlt |
| Darlehensbestätigung KfW 31.12. | Mandant | vorhanden |
| Gesellschafterbeschluss Gewinnverwendung 2025 | Mandant | vorhanden |
| Kassenbuch Dezember | DATEV Unternehmen online | vorhanden |
| Leasingvertrag Fahrzeug (neues Konto 2026) | Mandant | fehlt |
Vorjahresvergleichneu, weggefallen, stark verändert — beide Werte nebeneinander
| Position | 2025 | 2026 | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Fuhrpark (Sachanlagen) | 84.200 € | 112.900 € | Anlagenverzeichnis zeigt einen Zugang |
| Darlehen KfW | 150.000 € | 120.000 € | Bestätigung liegt vor |
| Leasingaufwand Fahrzeuge | — | 7.200 € | neues Konto → Vertrag angefordert |
| Konto Fremdleistungen | 22.400 € | — | weggefallen |
Unterlagenanforderungmit Bezug auf das Vorjahr des Mandanten
„Guten Tag Herr Weber, für den Jahresabschluss 2026 fehlen uns noch drei Unterlagen: die Bankbestätigung der Sparkasse zum 31.12., die Inventurliste zum 31.12. und der Leasingvertrag für das neue Fahrzeug. Alles andere liegt vor — auch die KfW-Bestätigung, die Sie im letzten Jahr nachgereicht hatten.“
Entwurf — wartet auf Freigabe
Ein Sonderfall aus diesem Jahr steht im Unterlagensatz des nächsten Jahres
Ein vollständiges Paket ist der Anfang der Abschlussarbeit, nicht ihr Ergebnis — Bilanzierung, Bewertung, Wahlrechte und Freigabe bleiben beim Berufsträger.
06 · Werkzeuge und Rollen
Jedes Werkzeug hat genau eine Aufgabe.
Der Saisonplan steht und fällt mit dem Stand je Mandat. Deshalb trägt jede Zeile ihre Quelle und ihr Datum.
KlarDaten
Stellt den technischen Zugriff auf die benötigten DATEV-Daten bereit.
Langdock-Workflow
Verbindet Soll, Stichtagspaket, Übersicht und Anforderung.
DMS
Die Stichtagsunterlagen — zugeordnet je Mandat und Jahr.
Abgleichschicht
Führt Soll gegen Paket, mit Vorjahresvergleich.
Readiness-Skill
Legt fest, was zum Soll gehört und wann ein Mandat als startklar vorgeschlagen wird.
07 · Was bei der Kanzlei bleibt
Sie führen keine Fehllisten. Sie planen die Saison.
Die Kanzlei entscheidet über Startklar-Status, Reihenfolge und Eskalation — auf einer Übersicht statt aus dem Gedächtnis.
- Gilt dieses Mandat als startklar?
- Welche Anforderung geht raus — und in welchem Ton?
- Welcher Mandantentyp braucht eine andere Vereinbarung?
- Wann wird eskaliert?
- In welcher Reihenfolge starten die Abschlüsse?
- Was übernimmt die Abschlusskraft zuerst?
Die Übersicht zeigt den Stand. Die Saison plant die Kanzlei.
08 · Was sich dadurch ändert
Die Abschlusskraft schließt ab. Sie sucht nicht.
Das Wissen, was bei welchem Mandantentyp fehlt, steht im System — nicht mehr nur im Kopf der erfahrensten Kraft.
- 01Startklar-Übersicht
- 02Fehlend je Mandat
- 03Anforderungsstand
- 04Rückläufe
- 05Vorjahresabweichungen
- 06Priorisierung
- 07Übergabepaket
- 08Saisonverlauf