DATEV
Liefert Bankbewegungen und den gebuchten Belegbestand.
KapazitätsWERK
Engpass besprechen
Alle Prozesse
Prozessbeispiel · Belegsuche
Wir finden den Beleg, der schon da ist.
Eine Lastschrift ohne Beleg heißt heute: suchen — in anderen Monaten, im DMS, in Mail-Anhängen. Und wenn nichts auftaucht, eine Rückfrage an den Mandanten, der den Beleg längst geschickt hat.
01 · Wie es heute läuft
Gesucht wird überall. Gefunden oft nichts.
Je offener Bewegung heißt es heute: Kontoumsatz prüfen, Belegbestände durchsuchen, Verwendungszweck deuten — und am Ende doch beim Mandanten nachfragen.
- 01Bewegung und Verwendungszweck prüfen2 Min
- 02Belegbestand und DMS durchsuchen4 Min
- 03Rückfrage formulieren2 Min
- 04Antwort zuordnen und ablegen2 Min
Je offener Bewegung
10 Minuten
Bei 400 offenen Bewegungen im Monat: 800 Stunden im Jahr.
Deshalb gehen Sammelanfragen an Mandanten, die längst geliefert haben. Von diesen Schritten bleibt automatisiert einer übrig — die Entscheidung im Zweifelsfall.
8Schritte im AblaufVom Auslöser bis zum fertigen Ergebnis.
7laufen automatisiertDatenzugriff, Zusammenführung, Auswertung und Dokument.
1bleibt bei der KanzleiDie Bestätigung der Zweifelsfälle. Gebucht wird nichts ohne Sie.
02 · Was der Prozess sichtbar macht
Nicht fragen, was fehlt. Zeigen, was da ist.
Je Bewegung ohne Beleg wird der gesamte Bestand geprüft — andere Monate, DMS, Mail-Anhänge, Sammel- und Teilzahlungen als Kombination.
- welche Bewegungen einen Kandidaten im Bestand haben
- welche Fakten für und gegen die Zuordnung sprechen
- welche Sammelzahlung sich aus mehreren Rechnungen erklärt
- wo wirklich kein Beleg existiert
- welche Rückfrage sich damit erübrigt
03 · Der fachliche Ablauf
Acht Schritte. Sieben davon müssen keine Person mehr machen.
Das Ergebnis ist keine Suchliste, sondern ein Fall je Bewegung — mit Kandidaten, Fakten und Vorschlag.
- 01
Offene Bewegungen werden aus DATEV gelesen.
- 02
Der Belegbestand wird bereitgestellt — andere Monate, DMS, Mail-Anhänge.
- 03
Je Bewegung werden Kandidaten nach Betrag, Nummer und Name gesucht.
- 04
Sammel- und Teilzahlungen werden als Kombinationen geprüft.
- 05
Jeder Kandidat erhält seine Fakten — dafür und dagegen.
- 06
Sichere Zuordnungen werden als Vorschlag notiert.
- 07
Nur für Bewegungen ohne Kandidaten entsteht ein Anfrage-Entwurf.
- 08
Die Kanzlei bestätigt Zweifelsfälle und gibt Anfragen frei.
Hier entscheidet der Mensch
04 · Die Automatisierung
Zugeordnet wird nach Fakten. Nicht nach Bauchgefühl.
Jeder Vorschlag nennt seine Gründe — Betrag identisch, Nummer im Verwendungszweck, Datum plausibel — und seine Gegenargumente.
KandidatensucheFindet, was zusammengehört.
Betrag, Nummer, Name, Zeitraum — auch über Monate hinweg und als Kombination aus mehreren Rechnungen.
Zuordnungs-SkillBenennt die Fakten.
Jeder Vorschlag trägt Gründe und Gegenargumente, offen lesbar — kein Vorschlag ohne Begründung.
Was dabei erfasst und geprüft wird
- Betrag
- Belegnummer
- Verwendungszweck
- Name des Zahlungspartners
- Belegdatum
- Sammelzahlung
- Teilzahlung
- Klärstand
05 · Das Ergebnis
Am Ende steht kein Suchauftrag. Sondern ein Fall mit Kandidaten.
Jede offene Bewegung wird ein Fall: Kandidat, Fakten, Vorschlag — oder die belegte Aussage, dass wirklich nichts da ist.
Fall 4 von 9Weber Sanitär GmbH · Volksbank · 07/2026
−1.190,00 €
Verwendungszweck: „Rechnung 2026-0341 Hafner Großhandel“
Eingangsrechnung Hafner 2026-0341DUO Belege, abgelegt in 06/2026Zuordnung vorgeschlagen
- Betrag 1.190,00 € — identisch
- Rechnungsnummer im Verwendungszweck
- Lieferant identisch
- Belegdatum 26.06.2026 — Vormonat
Eingangsrechnung Hafner 2026-0338DUO Belege 06/2026verworfen
- Lieferant identisch
- Betrag 940,00 € — passt nicht
- andere Rechnungsnummer
Vorschlag — wartet auf Bestätigung
Kein Vorschlag schließt den Fall von selbst
Zu jedem Kandidaten stehen die Fakten, die für die Zuordnung sprechen — und die, die dagegen sprechen. Der Vormonat ist benannt, kein Grund zum Raten.
06 · Werkzeuge und Rollen
Jedes Werkzeug hat genau eine Aufgabe.
Eine Zuordnung muss im Zweifel erklärt werden können. Deshalb bleibt jeder Vorschlag mit seinen Fakten verbunden.
KlarDaten
Stellt den technischen Zugriff auf die benötigten DATEV-Daten bereit.
Langdock-Workflow
Verbindet Umsätze, Belegbestand, Fallliste und Anfrage-Entwürfe.
Dokumentablage
DMS und Mail-Anhänge — der Bestand, in dem der Beleg oft schon liegt.
Kandidatensuche
Rechnet Übereinstimmungen — auch über Monate und als Kombination.
Zuordnungs-Skill
Legt fest, was als sicher gilt und was als Zweifelsfall vorgelegt wird.
07 · Was bei der Kanzlei bleibt
Sie suchen nicht mehr. Sie bestätigen.
Die Kanzlei sieht Fall, Kandidat und Fakten — und entscheidet, was gebucht, kombiniert oder wirklich nachgefragt wird.
- Ist der Kandidat der richtige Beleg?
- Wie wird die Sammelzahlung aufgeteilt?
- Welche Zweifelsfälle brauchen wirklich den Mandanten?
- Soll die Anfrage so verschickt werden?
- Ab wann gilt eine Zuordnung als Regel für künftige Monate?
- Was wird dokumentiert?
Das System schlägt vor. Die Buchung entscheidet die Kanzlei.
08 · Was sich dadurch ändert
Der Mandant bekommt eine Frage. Nicht zwanzig.
Angefragt wird nur, was nachweislich fehlt — gebündelt, mit Zeitraum und Betrag. Alles andere war schon da.
- 01Fall je Bewegung
- 02Kandidat mit Fakten
- 03Kombinationsvorschlag
- 04Zweifelsfälle
- 05Anfrage-Entwurf
- 06Antwortzuordnung
- 07Klärstand
- 08Vermerk zur Akte